Fachkräfte, die Personalmanagement praktizieren, sind dafür verantwortlich, dass alle unter ihrer Aufsicht stehenden Mitarbeiter ihre Aufgaben effektiv, effizient und sicher erfüllen. In einer Geschäftsstelle schreibt beispielsweise eine Fachkraft für die Personalführung Dienstpläne, führt Mitarbeiterauswertungen durch und sammelt und analysiert wichtige Statistiken. Personalmanagement-Software ist im Wesentlichen jedes Computerprogramm, das Managern hilft, wichtige und manchmal sensible Mitarbeiterdaten auf eine Weise zu verfolgen, die Zeit und Geld spart. Einige der gebräuchlichsten Arten von Personalverwaltungssoftware sind Programme, die es Managern ermöglichen, Mitarbeiter einzuplanen; Kontakt- und Personendaten speichern und organisieren; und verfolgen Sie Aufgaben, Fähigkeiten, Zertifizierungen und andere Informationen, die für den effektiven Betrieb eines Betriebs erforderlich sind.
Personalmanagement-Software variiert oft je nach Branche. In der Medizin- oder Gesundheitsbranche beispielsweise können Manager mit einer solchen Software sehen, mit welchen Patienten ihre Mitarbeiter arbeiten, für welche Schichten ihre Mitarbeiter eingeplant sind und welche Aufgaben die Mitarbeiter in ihren Schichten ausführen. Beispielsweise kann eine Managementsoftware für medizinisches Personal es einem Manager ermöglichen, zu sehen, welche Behandlungen während einer Schicht durchgeführt wurden und welche Patienten möglicherweise eine besondere Behandlung benötigen.
Wenn ein Flottenmanager hingegen eine Personalmanagement-Software einsetzt, dient diese normalerweise dazu, den Standort seiner Flottenfahrzeuge zu verfolgen. Diese Art von Manager kann auch ein Global Positioning System (GPS) verwenden, um zu erfahren, wo Mitarbeiter mit ihren Flottenfahrzeugen unterwegs sind. Wenn ein Fahrer verloren geht oder eine Route nimmt, die ihn verspäten oder zusätzliche Kraftstoffkosten verursachen könnte, kann ein Manager den Fahrer über eine Personalmanagement-Software kontaktieren.
Fachleute wie Personalleiter können Personalverwaltungssoftware verwenden, um Mitarbeiterdaten zu speichern und zu organisieren. Sie können diese Programme verwenden, um Mitarbeiterprofile oder -konten zu erstellen, die Dokumente wie Bewerbungen, Lebensläufe, Anschreiben, Referenzschreiben und akademische Zeugnisse enthalten können. Personalmanager können diese Software auch verwenden, um Mitarbeiteraufzeichnungen wie Besprechungen, Beschwerden und Auszeichnungen zu verfolgen.
Personen, die Personalverwaltungssoftware verwenden, neigen dazu, entweder Software zu verwenden, die sie kaufen und in ihren Computern und Unternehmensnetzwerksystemen installieren, oder Software, die sie als Dienst verwenden. Wenn sie Software kaufen und installieren, haben sie normalerweise IT-Abteilungen, die für die Durchführung von Leistungs- und Sicherheitsupgrades verantwortlich sind. Profis, die Software as a Service (SaaS) nutzen, zahlen dagegen in der Regel eine Abonnementgebühr an einen Software-Host, der für die Aktualisierung von Programmen verantwortlich ist. Wenn Fachleute Software as a Service verwenden, haben sie oft von fast jedem Computer oder Gerät mit Internetverbindung darauf Zugriff.