Eine der besten Investitionen, die ein Kleinunternehmer tätigen kann, ist der Kauf einer geeigneten Unternehmenssoftware. Die Art des Unternehmenssoftwarepakets, das ein Unternehmer benötigt, hängt oft von der Größe des Unternehmens und den zu automatisierenden Aufgaben ab. Die häufigsten Optionen für Unternehmenssoftware sind Rechnungssoftware für Unternehmen, Abrechnungssoftware, Gehaltsabrechnungssoftware, Datenbanksoftware und Asset-Management-Software.
Rechnungssoftware und Abrechnungssoftware für Unternehmen machen es überflüssig, jede Rechnung von Grund auf neu zu erstellen. Diese Art von Software enthält oft gebrauchsfertige Vorlagen, die an das Unternehmen angepasst werden können. Der Benutzer gibt einfach die Kunden- oder Kundeninformationen in die Datenbank ein und wählt aus, an wen die Rechnung gesendet werden soll. Oft besteht auch die Möglichkeit, die Art der zu versendenden Rechnung auszuwählen. Die Software fordert den Geschäftsinhaber auf, Daten in die entsprechenden Felder einzugeben, und erstellt eine zu versendende Rechnung, wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
Eine Lohnabrechnungssoftware kann die Verwaltung von Lohnsteuern und Zahlungen an Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer einfacher und schneller machen. Viele Programme ermöglichen es Benutzern, Gehaltsschecks und andere Formulare zu drucken, die für Steuerzwecke erforderlich sind, wie z. B. W-2s und W-3s. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen einen oder mehrere tausend Mitarbeiter hat, gibt es wahrscheinlich eine Softwarelösung für die Gehaltsabrechnung, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Datenbanksoftware hilft kleinen Unternehmen, wichtige Informationen zu speichern und auszutauschen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind, wie Namen und Adressen von Kontakten, To-Do-Listen und Dokumenten. Unternehmen verwenden häufig eine von drei Möglichkeiten, um die Datenbank zu installieren und darauf zuzugreifen: webbasiert, Desktop- oder Serverdatenbank. Ein größeres Unternehmen benötigt aufgrund der Größe der zu speichernden Dateien normalerweise eine Serverdatenbank. Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich häufig für webbasierte oder Desktop-Datenbanken.
Asset-Management-Software wird häufig von allen Arten von Unternehmen verwendet, die mit physischem Verkauf, Vertrieb oder Herstellung zu tun haben. Jeder Geschäftsinhaber, der die Aufgabe der Verwaltung von physischen und immateriellen Vermögenswerten automatisieren möchte, kann normalerweise davon profitieren. Beispielsweise kann der Geschäftsinhaber Informationen über die Ergebnisse einer Servicewartung eingeben, und die Asset-Management-Software wiederum kann Informationen wie Abschreibungswert und Ersatztermine generieren. Auch immaterielle Vermögenswerte wie Software und Patente können verwaltet werden.
Die Entscheidung zum Kauf von Unternehmenssoftware hängt oft von anderen Anlaufkosten oder der Höhe des Gewinns ab, den das Unternehmen erwirtschaftet. Die Vorteile der Automatisierung routinemäßiger Geschäftsaufgaben machen ein Unternehmen in der Regel effektiver. Häufig wird der Preis für den Kauf von Unternehmenssoftware durch die damit erzielten Einsparungen ausgeglichen.