Verwaltungsassistenten arbeiten in der Regel in einer Büroumgebung. Diese Personen werden in der Regel als Hilfskräfte eines oder mehrerer leitender Verwaltungsbeamter oder Firmenbeamter angestellt. Die Arbeit als Verwaltungsassistent ist in einer Reihe von Branchen zu finden, von der Immobilienbranche bis zur Website-Entwicklung. Ihre Aufgaben umfassen oft eine Kombination aus Büroaufgaben, Fachaufgaben und persönlichen Aufgaben.
Die Fähigkeiten, die ein Verwaltungsassistent benötigt, können sehr unterschiedlich sein. Dies liegt daran, dass die Bedürfnisse jedes Arbeitgebers sehr unterschiedlich sein können. Dies gilt sogar innerhalb einer einzigen Branche. Die Arbeit als Verwaltungsassistentin in einer Druckerei umfasst möglicherweise nicht alle Aufgaben oder Fähigkeiten wie die Arbeit in einer anderen Firma. Aus diesem Grund sind die Offenlegung und Einschätzung der Verantwortlichkeiten während des Interviewprozesses oft ein entscheidender Faktor, selbst wenn eine Person bereits Erfahrung in diesem Bereich hat.
Fast alle Tätigkeiten der Verwaltungsassistenten umfassen eine Art von Bürotätigkeiten. Es ist selten, wenn nicht unmöglich, eine solche Stelle zu finden, bei der keine Computerkenntnisse erforderlich sind. Der erforderliche Umfang dieser Computerkenntnisse kann sich auf grundlegende Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs- und Internetfähigkeiten beschränken. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass eine Person in diesen Bereichen sehr fortgeschritten ist und Erfahrung mit weniger gebräuchlichen Programmen wie Buchhaltungssoftware hat.
Das erforderliche Spektrum an Spezialwissen ist sowohl branchen- als auch unternehmensspezifisch. In einer Website-Entwicklungsfirma zum Beispiel kann die Arbeit als Verwaltungsassistentin einige Kenntnisse in Programmierung und Webdesign erfordern. Ein Immobilienunternehmen kann jedoch verlangen, dass eine Person über Kompetenzen in Bereichen wie Immobilienrecht und Geographie verfügt.
Da viele Fachkräfte oft beschäftigt sind, können die Grenzen zwischen einer Verwaltungsassistentin und einer persönlichen Assistentin verschwimmen. Die Arbeit eines Verwaltungsassistenten umfasst in der Regel das Ausführen persönlicher Aufgaben für andere, wie z. B. das Planen von Aktivitäten oder das Ablehnen von Einladungen, die nicht direkt mit der Arbeit verbunden sind. Solche Jobs können untergeordnete Aufgaben beinhalten, wie das Bestellen und Besorgen von Mittagessen oder das Senden und Empfangen von privaten Lieferungen.
Innerhalb einiger Unternehmen gibt es unterschiedliche Ebenen von Verwaltungsassistenten. Einige sind möglicherweise besser qualifiziert, besser bezahlt und haben bedeutendere Titel als die anderen. Dies geschieht häufig, wenn die erforderliche Arbeitsbelastung von mehr als einer Person bewältigt werden kann. Es ist auch in Unternehmen zu finden, die sich für die Trennung bestimmter Aufgaben wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einsetzen. In diesen Fällen kann die Tätigkeit als Verwaltungsassistentin ausdrücklich definiert werden oder eine leitende Verwaltungskraft nach eigenem Ermessen Aufgaben delegieren.