Die Rolle der Technologie in der Geschäftskommunikation beinhaltet die Tatsache, dass sie dem Unternehmen helfen kann, Gewinne zu maximieren, indem sie Technologie als Kanal nutzt, um ein breiteres Publikum zu erreichen. Technologie kann Unternehmen auch dabei helfen, Geld zu sparen, indem sie ihnen Optionen bietet, die dazu beitragen, das Geld zu reduzieren, das sie für Post und verwandte Materialien ausgeben müssen. Eine weitere Rolle der Technologie in der Geschäftskommunikation besteht auch darin, dass sie dem Unternehmen den Einsatz von beispielsweise automatisierten Kommunikationssystemen ermöglicht und ihnen die Möglichkeit gibt, einen Teil ihres kommunikationsorientierten Arbeitsbedarfs auszulagern und dabei Geld zu sparen.
Eine der Rollen der Technologie in der Geschäftskommunikation besteht darin, dass sie dem Unternehmen eine Plattform bietet, um ein vielfältigeres Publikum mit minimalem Aufwand zu erreichen, als dies mit den üblichen Kanälen der Geschäftskommunikation möglich gewesen wäre. Beispielsweise ermöglicht die Verwendung von E-Mail einem Unternehmen, Kunden in verschiedenen Teilen der Welt sofort zu erreichen. Auf diese Weise können sie beliebige Informationen per Mausklick verbreiten. Dies steht im Gegensatz zu dem Aufwand, den es erfordern würde, Briefe an solche Kunden zu versenden oder zu versuchen, sie anzurufen. Für multinationale Unternehmen ist dies umso relevanter, als es die Ansprache internationaler Kunden vereinfacht, ohne dass die Informationen über die Tochtergesellschaften weitergeleitet werden müssen.
Eine Bedeutung der Technologie in der Geschäftskommunikation besteht darin, dass sie es den Unternehmen ermöglicht, ihre Produkte und Dienstleistungen auch mit einem begrenzten Budget zu bewerben. Dies kann durch die Werbung für verschiedene Produkte auf der Website des Unternehmens, die Schaltung von Werbeplätzen im Internet und durch andere Formen technologiegetriebener Kommunikationsmethoden erreicht werden. Das Unternehmen kann auch durch den Einsatz von Technologie zur Überwachung von Marketing, Werbeaktionen und anderen Arten von Aktivitäten, durch Funktionen wie Online-Umfragen zu einem bestimmten Produkt oder die von einem solchen Unternehmen erbrachten allgemeinen Dienstleistungen Geld sparen.
Im Bereich Kundenservice ermöglicht der Einsatz von Technologie in der Geschäftskommunikation dem Unternehmen den Einsatz automatisierter Systeme in der Frontline-Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern. In diesem Sinne sind die automatisierten Systeme mit Antworten auf die üblichen Arten von Informationen vorbelegt, die die Kunden oft am meisten benötigen. Diese Kunden werden nur dann an echte Kundendienstmitarbeiter weitergeleitet, wenn die von ihnen gewünschten Informationen auf diese Weise nicht beantwortet werden können.