Die verschiedenen Arten von Anrufbeantworter-Software werden hauptsächlich durch die angebotenen Funktionen definiert. Dazu gehören die Länge der Nachricht, die die Software aufzeichnen kann, und die Audioqualität, die manchmal deutlich besser ist, als dies mit einem normalen Anrufbeantworter möglich ist. Einige Software ist auch in der Lage, eingehende Nachrichten zur Priorisierung in verschiedene Ordner zu sortieren. Wieder andere Software verfügt über eine Faxfunktion.
Die grundlegende Prämisse, Software anstelle einer physischen Maschine zu verwenden, um Telefonanrufe zu beantworten und Nachrichten aufzuzeichnen, bietet viele Vorteile. Die Anrufbeantworter-Software ist in der Lage, die eingehenden Daten auf eine Weise zu manipulieren, die ein dedizierter Anrufbeantworter nicht kann. Die Benutzeroberfläche, eine echte Software anstelle einer Maschine mit nur wenigen Tasten zu verwenden, bietet auch den Vorteil, auf komplexere Weise interagieren zu können. Mit der Entwicklung von Voice over Internet Protocol (VoIP)-Anrufen wird ein softwarebasierter Anrufbeantworter zu einer noch attraktiveren Option.
Eine der effektivsten Funktionen aller Anrufbeantworter-Software ist die Möglichkeit, so viele Audiodaten aufzuzeichnen, wie ein Speichergerät aufnehmen kann. Die Audioqualität könnte sogar besser sein, da digitale Daten im Laufe der Zeit nicht wie eine Kassette abgebaut werden. Eine digitale Aufzeichnung einer Nachricht bedeutet auch, dass die Wiedergabe gesteuert werden kann, sodass der Hörer eine Nachricht überspringen oder zum späteren Abhören archivieren kann.
Ein weiteres Merkmal bestimmter Arten von Anrufbeantworter-Software ist die Möglichkeit, eingehende Nachrichten in spezielle Ordner zu sortieren. Auf diese Weise können Nachrichten von unbekannten Anrufern in einem Ordner abgelegt werden, während Anrufe von bekannten Freunden in einem anderen abgelegt werden können, sodass der Benutzer priorisieren kann, was zuerst angehört werden muss. Manche Software erlaubt sogar das Empfangen und Sortieren von Text- und Bildnachrichten.
Je nach Art der Internetverbindung können einige Arten von Anrufbeantworter-Software so konfiguriert werden, dass Benachrichtigungen an andere Geräte oder E-Mail-Konten gesendet werden. Die Software kann eine Nachricht entgegennehmen und dann eine E-Mail-Benachrichtigung an eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit den Details zum Anrufer und der Länge der Nachricht senden. Es könnte sogar die Möglichkeit beinhalten, Textnachrichten über eine webbasierte Schnittstelle zu senden.
Es gibt bestimmte Arten von Anrufbeantworter-Software, die versuchen, mehr zu sein als nur eine Aufnahmesoftware. Dazu kann ein Programm gehören, das auch über eine Spracherkennung verfügt, wodurch die Steuerung ausschließlich über Sprachbefehle gesteuert werden kann. Einige Programme integrieren auch eine Telefonwählfunktion, so dass nach dem Abhören einer Nachricht die Telefonnummer auf Wunsch zurückgewählt werden kann, um einen Anruf einzuleiten.
Es gibt auch Arten von Anrufbeantworter-Software, die andere Optionen integrieren, wie zum Beispiel den Empfang einer Faxübertragung. Die gleiche Art von Software kann auch die Möglichkeit zum Senden eines Faxes beinhalten. Durch die Integration der Fähigkeiten eines Anrufbeantworters, des Zugriffs auf eine Live-Telefonleitung und der Leistung einer vollständig anpassbaren Computersoftware gibt es eine unbegrenzte Kombination von Funktionen, die von der Anrufbeantworter-Software verwendet werden können.