Die Buchung ins Hauptbuch ist die Buchhaltungsaktivität, bei der Buchhalter Geschäftsvorfälle in die Finanzbücher eines Unternehmens aufnehmen. In Wirklichkeit gibt es nicht viele verschiedene Möglichkeiten, Buchungsvorgänge zu buchen. Alle Methoden tun im Wesentlichen dasselbe, obwohl das geschriebene Format etwas anders sein kann. Die Verwendung von elektronischer Buchhaltungssoftware hat oft unterschiedliche Methoden der Buchung in Ledgers, obwohl der größte Unterschied darin besteht, wie ein Buchhalter dies tut und nicht im Endergebnis. Genaue Buchhaltungstransaktionen sind eines der wichtigsten Rückgrate eines Buchhaltungsinformationssystems.
Die klassische Methode zum Buchen in Ledgers besteht darin, einen handschriftlichen Journaleintrag zu erstellen. Bei allen Journalbuchungen stehen Belastungen an erster Stelle – ganz oben in der Buchung – und Gutschriften an zweiter Stelle. Die Journalbuchung benötigt ein Datum, eine Kontonummer und einen Namen sowohl für die Soll- als auch für die Kreditlinie und eine Dollarzahl für jede Belastung und Gutschrift. Unter dem letzten Kreditrahmen des Eintrags befindet sich eine kurze Beschreibung. Einmal geschrieben, aktualisiert ein Buchhalter jedes Konto für die Dollarbeträge in der Buchung und schreibt die Buchung handschriftlich in die Buchführungsbücher in einem manuellen Buchführungssystem.
Manuelle Buchhaltungssysteme sind oft mühsam zu aktualisieren, wenn sie in Ledger gebucht werden. Traditionell hat ein Unternehmen viele verschiedene Papierbücher und Journale im System. Buchhalter müssten die notwendigen Bücher finden und dann den Eintrag in jedes Buch klar und genau schreiben. Heutzutage kann sich ein manuelles Buchhaltungssystem auf eine Reihe von Tabellenkalkulationen beziehen, die keinen einzigen Dateneingabepunkt haben, wie beispielsweise eine Buchhaltungssoftware. Tabellenkalkulationen können auch manuell schwierig zu verwalten sein.
Die Verwendung von Buchhaltungssoftware zur Führung der Bücher eines Unternehmens kann bei der Buchung in Ledgers einfacher zu verwalten sein. Für die meisten Systeme steht ein Journalbuchungsbildschirm zur Verfügung, der dieselben grundlegenden Informationen wie eine manuelle Journalbuchung erfordert, das Datum, die Kontonummer und den Namen sowohl für die Soll- als auch für die Kreditlinie und eine Dollarzahl für jede Belastung und jede Gutschrift. Ein großes Problem sind jedoch ungenaue Daten, die in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Es gibt keine physischen Hauptbücher oder Journale, daher müssen Fehler elektronisch verfolgt und mithilfe des Systems korrigiert werden. In vielen Fällen gibt es kein einfaches Lösch- und Neuschreibverfahren, was die Durchführung größerer Korrekturen erschweren kann.
Die meisten Buchhaltungssysteme arbeiten nach einer unbefristeten Methode. Jede Buchungstransaktion geht in die Journale und Ledger ein, sobald sie auftreten. Die Buchung in die Ledger gehört daher zu den häufigsten Aufgaben der Buchhaltung. Große Unternehmen können Hunderte – sogar Tausende – monatlicher Transaktionen haben. Es müssen interne Kontrollen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass genaue und relevante Transaktionen rechtzeitig aufgezeichnet werden.