Verwaltungskosten sind Kosten, die sich nicht auf einen bestimmten Geschäftsbereich wie Marketing oder Produktion beziehen. Es ist wichtig, die Verwaltungsausgaben genau zu budgetieren, da die Verwaltung eines Unternehmens oft das Herzstück eines effizienten Betriebs ist. Um den Verwaltungsaufwand zu berechnen, ist es wichtig, gute Aufzeichnungen zu führen und alle möglichen Variablen zu berücksichtigen. Mit guten Aufzeichnungen ist die Berechnung der Ausgaben so einfach wie das Addieren der Belegsummen.
Fixe Verwaltungskosten sind solche, die sich normalerweise nicht von Monat zu Monat ändern. Dies können Dinge wie Telefonrechnungen, Gehalt oder Versicherungsausgaben sein. Diese können sich zwar regelmäßig ändern, beispielsweise durch die Einstellung oder den Verlust eines Mitarbeiters, diese Kosten bleiben jedoch im Allgemeinen von Monat zu Monat gleich.
Zu den variablen Kosten können einige halbfeste Ausgaben gehören, wie z. B. Gas- oder Stromrechnungen. Diese können zwar von Monat zu Monat leicht variieren, bleiben aber im Allgemeinen in einem engen Bereich. Um halbfixe Kosten richtig zu berücksichtigen, versuchen Sie, durchschnittliche monatliche Kosten zu berechnen, indem Sie die Kosten eines Jahres addieren und durch 12 teilen. Dies gibt Ihnen eine angemessene Vorstellung von den monatlichen oder vierteljährlichen Ausgaben.
Der Versorgungsbedarf kann sich von Zeit zu Zeit ändern, was zu Schwankungen bei den Verwaltungskosten führen kann. Angebotsberechnungen können Artikel wie Papier, Toner oder Versandmaterial umfassen, aber auch größere Anschaffungen wie neue Computer, Büromöbel oder Benzin für Firmenfahrzeuge. Eine gute Buchführung ist entscheidend, um sowohl die Kosten als auch die Regelmäßigkeit von Lieferaufträgen im Auge zu behalten. Wenn Sie eine einfache Tabellenkalkulationsdatei führen, in der die Art des Kaufs, das Kaufdatum und die Kosten aufgeführt sind, können Sie die Beschaffungsausgaben leicht zusammenstellen.
Viele Unternehmen verfügen für bestimmte Zwecke über bestimmte Verwaltungsmittel. Dazu können Mittel für Schulungen oder Seminare, Urlaubspartys, Prämien oder Mitarbeiterservices wie Verkaufsautomaten gehören. Die Festlegung eines sorgfältigen Budgets für diskretionäre Ausgaben kann dazu beitragen, die Ausgaben im Einklang zu halten und gleichzeitig den Mitarbeitern die besten Möglichkeiten zu bieten.
Unternehmen können manchmal auch den Schutz vor Zahlungsunfähigkeit in ihre Verwaltungsausgaben aufnehmen. Leider findet sich fast jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit auf der Empfängerseite eines gefälschten Schecks oder einer betrügerischen Transaktion wieder. In Fällen, in denen eine Strafverfolgung nicht praktikabel oder unmöglich ist, können schlechte Zahlungsmittel dazu beitragen, dass die Gewinnmargen nicht verzerrt werden.
Wenn der Verwaltungsaufwand genau berechnet und dem Gewinn gegenübergestellt wird, wird leicht ersichtlich, wo gekürzt oder erweitert werden kann. Ob es erschwinglich ist, einen anderen Arbeiter einzustellen, nach billigerem Material zu suchen oder Computersysteme aufzurüsten, lässt sich auf einen Blick erkennen, wenn man das Budget und die Ausgaben für die Verwaltung untersucht. Experten empfehlen, dass eine gute Verwaltungskostenverfolgung eine tägliche Aufgabe sein sollte, die regelmäßig überwacht und auf mögliche Verbesserungen untersucht wird.