Jede Agentur hat ihr eigenes System zur Überprüfung der Zahlungsanweisung, aber unter normalen Umständen ist die Bestätigung der Zahlungsanweisung so einfach wie das Anrufen der Agentur, bei der die Zahlungsanweisung gekauft wurde, und die Angabe aller vom System angeforderten Identifizierungsinformationen, wie z. B. die Nummer der Zahlungsanweisung und der Geldbetrag, für den die Bestellung gekauft wurde. Die Telefonnummer der Agentur ist normalerweise auf der Quittung oder dem Kaufbeleg der Zahlungsanweisung aufgeführt, die der Teil des Dokuments ist, den Sie für Ihre eigenen Unterlagen abreißen. Sie finden die Nummer in der Regel auch auf der Website der Agentur.
Sobald Sie die Nummer anrufen und die erforderlichen Informationen angeben, erhalten Sie den Status der Zahlungsanweisung. Unter normalen Umständen bedeutet dies, dass Sie herausfinden, ob die Person oder das Unternehmen, an das Sie die Zahlungsanweisung gesendet haben, diese eingelöst oder hinterlegt hat. Das Einholen einer Zahlungsanweisungsbestätigung ist nützlich, wenn die Person oder das Unternehmen behauptet, die Zahlungsanweisung sei nie erhalten worden.
Wenn Sie eine Zahlungsanweisung verfolgen und feststellen, dass sie nicht eingelöst oder eingezahlt wurde – und Sie das Dokument mindestens zwei Wochen vor dem Anruf gesendet haben – wird die Agentur Ihnen wahrscheinlich raten, eine Fotokopie anzufordern oder eine Anspruchskarte oder ähnliches zu beantragen andere Rückerstattungsmethode. Ab diesem Zeitpunkt können Sie den Vorgang zum Senden der Zahlung an die Person oder das Unternehmen erneut starten. Wenn Sie eine Zahlungsanweisung zurückverfolgen und feststellen, dass sie eingelöst oder eingezahlt wurde, die Person oder das Unternehmen jedoch immer noch behauptet, dass sie nie erhalten wurde, wird die Agentur Ihnen entweder empfehlen, eine Fotokopie anzufordern oder einen anderen etablierten Prozess einzuleiten, um zu bestimmen, wann, wo und von wem die Zahlungsanweisung eingelöst wurde.
Natürlich können Sie einen ganz anderen Grund haben, eine Bestätigung der Zahlungsanweisung zu benötigen. Betrug bei Zahlungsanweisungen wird jeden Tag häufiger; Wenn Sie vermuten, dass Sie Opfer einer betrügerischen Zahlungsanweisung geworden sind, die Ihnen ein betrügerisches Dokument in die Hände gelegt hat, ist es wichtig, dass Sie sich sofort an die Agentur wenden, von der die Zahlungsanweisung angeblich gekauft wurde. Die Agentur führt Sie durch die gleiche Art der Überprüfung von Zahlungsanweisungen wie oben beschrieben und hilft Ihnen bei der Suche nach Faktoren wie Wasserzeichen, Fäden und thermochromen Merkmalen, die Zahlungsanweisungen als echt oder gefälscht identifizieren. Wenn Sie und die Agentur eine Zahlungsanweisung als gefälscht verifizieren, wird die Agentur Sie darüber informieren, was mit dem Dokument zu tun ist und welche anderen Schritte Sie möglicherweise unternehmen müssen, um den Zahlungsauftragsbetrug zu melden.
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