Die Hauptunterschiede zwischen einer Rechnung und einem Beleg ergeben sich daraus, wann jede Art von Dokument während des Kaufprozesses bereitgestellt wird und welchen Zweck jedes Dokument hat. Eine Rechnung wird normalerweise vom Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung an die Person oder das Unternehmen, die diesen Artikel kauft, ausgestellt, normalerweise nach der Übertragung dieses Artikels, jedoch vor der Zahlung. Andererseits wird dem Käufer vom Verkäufer eine Quittung ausgestellt, nachdem der Artikel bezahlt wurde. Obwohl beide Dokumente vom Verkäufer ausgestellt werden, ist die Rechnung eine Zahlungsaufforderung, während die Quittung ein Zahlungsnachweis ist.
Sowohl eine Rechnung als auch eine Quittung werden normalerweise vom Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Käufer dieses Artikels ausgestellt, obwohl jedes Dokument für einen anderen Zweck bestimmt ist. Rechnungen werden verwendet, um Produkte oder Dienstleistungen zu dokumentieren, die ein Verkäufer dem Käufer zur Verfügung stellt, und dann zur Zahlung für diesen Artikel aufzufordern. Diese wird in der Regel bei Lieferung des bestellten Artikels ausgestellt, eine Rechnung kann aber auch nach Auftragserteilung, aber vor Lieferung ausgestellt werden.
Die Quittung wird vom Verkäufer an den Käufer eines Artikels ausgestellt, nachdem die Zahlung für diesen Artikel erfolgt ist. Es dient dem Käufer effektiv als Kaufnachweis, sodass er oder sie nachweisen kann, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung rechtmäßig erworben wurde. Dies kann auch von einem Käufer verwendet werden, um Zahlungen zu verfolgen, die für verschiedene Artikel eingegangen sind. Sowohl eine Rechnung als auch eine Quittung können als Teil eines Kaufzyklus verwendet werden, damit Käufer und Verkäufer den Überblick behalten, wo sie sich in diesem Zyklus befinden.
Dieser Unterschied zwischen der Ausstellung einer Rechnung und einer Quittung innerhalb des Zeitrahmens des Kaufvorgangs ist bemerkenswert. Die Bedeutung einer Rechnung basiert auf der Verwendung von Rechnungen zur Dokumentation von Verkäufen vor der Zahlung, die es Verkäufern ermöglichen, ausgehende Produkte zu verfolgen und Käufern anzuzeigen, welche Produkte oder Dienstleistungen eingehen. Dies ist wichtig, um den Lagerbestand auf beiden Seiten des Kaufprozesses ordnungsgemäß zu verfolgen und für Käufer, um ausstehende Zahlungen zu verfolgen. Quittungen hingegen ermöglichen es Käufern, getätigte Zahlungen zu verfolgen, und machen es für Verkäufer einfacher, nachzuverfolgen, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind.