Telefonaufzeichnungen können in einer Vielzahl von Rechtsstreitigkeiten ein entscheidendes Beweisstück sein. Eine Partei muss möglicherweise Telefonaufzeichnungen vorladen, um eine offizielle Kopie zu erhalten. Eine Partei muss möglicherweise auch Telefonaufzeichnungen vorladen, wenn der Anbieter nicht bereit ist, Aufzeichnungen ohne Gerichtsbeschluss herauszugeben. Das rechtliche Verfahren zur Vorladung von Telefonaufzeichnungen besteht darin, dem Anbieter des Telefondienstes eine Vorladung duces tecum zu erteilen, die oft als Vorladung Dritter oder Nichtpartei bezeichnet wird.
Telefonaufzeichnungen können in einem zivil- oder strafrechtlichen Verfahren erforderlich sein. In einem Strafverfahren könnten Telefonaufzeichnungen ein Alibi für einen Angeklagten belegen oder eine bereits bestehende Beziehung zwischen einem Opfer und einem Verdächtigen für die Staatsanwaltschaft beweisen. In einem Zivilprozess können Telefonaufzeichnungen helfen, festzustellen, ob beispielsweise ein Gespräch über Vertragsbedingungen tatsächlich stattgefunden hat.
Um Telefonaufzeichnungen vorzuladen, besteht der erste Schritt darin, festzustellen, wer der Verwahrer der Aufzeichnungen ist. Dies mag zwar einfach erscheinen, aber in einigen Fällen, in denen der Anbieter ein großes Unternehmen ist, kann es erforderlich sein, genau zu bestimmen, an wen und an welche Adresse die Vorladung gerichtet werden muss. Große Unternehmen haben in der Regel eine bestimmte Person oder Abteilung, die für den Empfang von Vorladungen oder anderen Rechtsdokumenten bestimmt ist.
Dann muss eine Vorladung vorbereitet werden. In einigen Gerichtsbarkeiten kann ein Anwalt Telefonaufzeichnungen ohne vorherige gerichtliche Genehmigung vorladen, während in anderen die Vorladung vor der Ausstellung vorbereitet und zur Genehmigung durch den Richter eingereicht werden muss. Die Vorladung muss so konkret wie möglich sein, da der Empfänger der Vorladung gesetzlich nicht verpflichtet ist, etwas vorzulegen, was nicht in der Vorladung aufgeführt ist. Zu den allgemeinen Informationen, die in einer Vorladung für Telefonaufzeichnungen gefunden werden, gehören der Name des Abonnenten oder Kunden und die Kontonummer, Telefonnummer und die Daten, die unter die Vorladung fallen.
Sobald die Vorladung erstellt und genehmigt wurde, wird die Vorladung bei Bedarf an die zuständige Person oder Abteilung der Telefongesellschaft gesendet. Eine Vorladung ist eine gerichtliche Anordnung, d. h. der Empfänger ist gesetzlich verpflichtet, die in der Vorladung aufgeführten Aufzeichnungen ohne triftigen Grund vorzulegen. Wenn der Empfänger der Vorladung der Meinung ist, dass er oder sie einen berechtigten Einwand gegen die Anordnung zur Herausgabe der Aufzeichnungen hat, beispielsweise eine Frage der Vertraulichkeit, muss beim Gericht Einspruch eingelegt werden. Wenn der Empfänger der Vorladung nicht nachkommen kann, weil die Unterlagen verloren gegangen, gestohlen oder vernichtet wurden oder sich nie im Gewahrsam des Empfängers befanden, muss der Empfänger das Gericht informieren.