Die Einstellung eines professionellen Orchesters ist ein einfacher Prozess, bei dem es darum geht, die aufzuführende Musik zu verstehen und mit der Person oder den Personen in Kontakt zu treten, die die Veranstaltungen des Orchesters koordinieren. Ob eine Person ein Orchester mieten kann oder nicht, hängt vom Zeitplan der Gruppe ab. Die einstellende Person oder Organisation muss auch in der Lage sein, sich das Honorar des Orchesters für die Proben und das Abschlusskonzert leisten zu können.
Wenn jemand ein Orchester mieten möchte, muss er sich zuerst die Musik ansehen, die aufgeführt werden soll. Manche Musik, wie zum Beispiel Musik für Kammerorchester, erfordert nicht jedes Mitglied, das normalerweise im Orchester arbeitet. Die Person, die das Orchester anstellt, muss eine Gebühr entrichten, die die Zeit jedes Musikers abdeckt, der am Ende spielt mit den richtigen Spielern.
Normalerweise hat ein Orchester einen Manager oder Direktor, der für die Organisation der Auftritte des Orchesters verantwortlich ist, obwohl einige Direktoren doppelte Aufgaben übernehmen und ihre Orchester zusätzlich zum Dirigieren verwalten. Diese Person fungiert als Bindeglied zwischen dem Orchesterleiter, Vertretern der Spielstätten und dem Orchestermieter. Der zweite Schritt zur Anstellung eines Orchesters besteht darin, den Orchestermanager zu kontaktieren und sein Interesse an der Sicherung der Dienste des Orchesters zu bekunden. Der Orchesterleiter prüft die Veranstaltungen bereits im Orchesterkalender. Wenn das Orchester zu dem vom Anmieter gewünschten Termin frei ist, teilt er dem Orchesterdirektor mit, dass das Orchester einen Anstellungsantrag hat.
Sobald der Orchesterleiter weiß, dass jemand das Orchester spielen möchte, kann er die Einladung den Orchestermitgliedern bekannt geben. Dann kann er die Mitglieder fragen, wie viele Personen sich für die Proben und das Konzert engagieren könnten. Wenn zu viele Orchestermitglieder nicht verfügbar sind, lehnt der Direktor die Einladung normalerweise ab, kann dem Manager jedoch mitteilen, dass das Orchester zu einem anderen Zeitpunkt verfügbar sein würde, wenn die einstellende Person ihren Zeitplan ändern kann. In vielen professionellen Orchestern trifft der Direktor die exekutive Entscheidung, ob die Einladung im Namen des Orchesters angenommen wird oder nicht, und von den Orchestermitgliedern wird erwartet, dass sie ihre eigenen Zeitpläne entsprechend anpassen, da die Spieler verstehen, dass ihre Position im Orchester eine Verfügbarkeitsverpflichtung erfordert.
Wenn der Direktor die Einladung zur Anstellung annimmt, zahlt der Anstellende das Honorar, das das Orchester derzeit hat. Die Preise können mehrere hundert bis mehrere tausend US-Dollar betragen, je nachdem, wie viele Proben und Konzerte gewünscht werden und wie viele Orchestermitglieder anwesend sein müssen. Die Kosten für die Anstellung eines Orchesters sind der Hauptgrund dafür, dass die meisten angehenden Musiker nicht routinemäßig ihr eigenes Orchester einstellen, sondern sich bemühen, ein professionelles Musikertum zu erreichen, das eine Einladung des Direktors zu einem Auftritt mit dem Orchester rechtfertigt.
Auch wenn es für eine Person teuer ist, ein Orchester zu mieten, machen es sich Orchester leicht, weil sie öffentliche Aufmerksamkeit wünschen und ihre eigenen Ausgaben wie Regiegehalt, Probenraum, Reisen und Noten decken müssen. Sie weisen der Öffentlichkeit häufig auf Programmen, auf den Websites der Orchester und in Anzeigen in kunstbezogenen Publikationen mit, wie sie Orchesterdienste anfordern können. Sie enthalten normalerweise eine Website-URL, die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Direktors oder Managers und eine Erklärung, was und wo das Orchester spielen kann. Es gibt auch einige Websites, die darauf ausgerichtet sind, die Einstellung von Einzelpersonen mit verfügbaren Orchestern zu vergleichen, und Direktoren können sich dafür entscheiden, ihre Orchester auf diesen Websites aufzulisten.