Beim Schreiben eines Räumungsschreibens geht es vor allem darum, Mieter über das Gesetz zu informieren, um die eigenen Rechte zu wahren. Ein Räumungsschreiben sollte alle relevanten Informationen und nur diese Informationen enthalten. Es ist unbedingt erforderlich, das Datum, an dem der Mieter die Wohnung räumen muss, den Grund für die Räumung und die Angabe der einschlägigen Gesetze, die die Aufenthaltsdauer des Mieters regeln, anzugeben. In einigen Ländern schützt das Gesetz die Mieter nicht und ein Räumungsschreiben ist nicht erforderlich. Wo Mieter Rechte haben, können lokale Anwaltsbüros in der Regel Ratschläge zum Verfassen eines Räumungsschreibens geben.
Zu Beginn muss man seinen Namen und das Datum auf den Brief schreiben. Wichtig ist auch, die Mieter namentlich anzusprechen. Es ist nicht erforderlich, formlose Anreden in ein Räumungsschreiben aufzunehmen.
Zunächst sollte das Schreiben Informationen darüber enthalten, warum die Mieter vertrieben werden. Wenn den Mietern zum Beispiel wegen eines Verstoßes gegen den Mietvertrag gekündigt wird, ist es wichtig, im Schreiben klar zu dokumentieren, um welchen Verstoß es sich handelte. Man muss sich die genaue Stelle im Mietvertrag vermerken, an der diese Informationen zu finden sind. Bei einer Räumung wegen Nichtzahlung der Miete ist anzugeben, wie lange die Miete noch nicht gezahlt wurde.
Als nächstes sollte das Räumungsschreiben die Mieter auffordern, die Räumlichkeiten innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen zu räumen. Die entsprechenden Gesetze zur Anzahl der notwendigen Tage finden Sie bei einem örtlichen Gericht oder sogar einer Bibliothek. Die Bezugnahme auf diese Gesetze lässt den Brief offizieller klingen und stellt sicher, dass der Mieter den Ernst der Situation erkennt. Wenn noch andere Maßnahmen ergriffen werden müssen, wie das Reinigen des Hauses oder das Entfernen von Pflanzen, sollten diese ebenfalls in diesem Abschnitt aufgeführt werden.
Es kann eine gute Idee sein, in das Schreiben eine Warnung aufzunehmen, was passiert, wenn der Mieter nicht auszieht. Beabsichtigt man beispielsweise, die Polizei zu rufen, sollte dies im Schreiben aufgeführt werden. Dies ist rechtlich nicht erforderlich, kann jedoch ratsam sein, da dies den Mieter daran hindern könnte, sich der Räumung zu widersetzen.
Der Brief sollte mit einem formellen Abschied und dem eigenen Namen enden. Der gesamte Brief sollte getippt, aber auch handschriftlich unterschrieben werden. Die Verwendung einer professionellen Schriftart und Geschäftsausstattung für den Brief lässt ihn offiziell aussehen. Im Wesentlichen sollte eine Räumungsmitteilung wie jedes andere professionelle Dokument behandelt werden und das Unternehmen repräsentieren, das sie sendet.
Nachdem der Brief geschrieben wurde, muss man eine Kopie für seine Unterlagen anfertigen und den Brief den Mietern eigenhändig aushändigen lassen. Es ist nicht erforderlich, dass der Vermieter den Brief persönlich übergibt, aber es ist wichtig, dass die Mieter nicht behaupten können, dass sie den Brief nie erhalten haben. Ignorieren Mieter das Schreiben, ist die erstellte Kopie für das gerichtliche Verfahren zur Räumung wichtig. Die Möglichkeit, das Dokument in Gerichtsverfahren zu verwenden, macht es besonders wichtig, im Schreiben eine formelle Sprache zu verwenden und keine Drohungen, unvernünftige Sprache oder Beweise für persönliche Konflikte zu enthalten.