Das Formular W-9 des Internal Revenue Service (IRS) wird normalerweise verwendet, um sachdienliche Informationen über einen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler in den USA zu sammeln. Dieses Formular bietet Unternehmen und Geschäftsleuten eine offizielle Möglichkeit, sich identifizierende Informationen über die von ihnen bezahlten Personen zu sichern. Unternehmen verwenden die gesammelten Informationen, wenn sie die erforderlichen Formulare beim IRS einreichen und dem Auftragnehmer Informationsformulare zur Verfügung stellen. Ein Unternehmen, das unabhängige Auftragnehmer einstellt, bewahrt für jeden Auftragnehmer eines dieser Formulare auf. Manchmal verwenden auch Finanzinstitute, die Zinsen und Dividenden zahlen, das W-9-Formular.
Die richtige Verwendung eines W-9-Formulars hängt von der Rolle der Person ab, die es verwendet. Wenn ein Unternehmen unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler einstellt, stellt es jedem beauftragten Auftragnehmer eine Blankokopie des Formulars zur Verfügung. Sobald der Auftragnehmer es ausgefüllt und an das Unternehmen zurückgesendet hat, wird es im Dateisystem des Unternehmens aufbewahrt. Wenn der Auftragnehmer umzieht oder andere Änderungen erfährt, einschließlich einer Änderung des Firmennamens, muss er ein neues W-9 ausfüllen.
Wenn die Person, die das W-9-Formular verwendet, ein unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler ist, besteht seine Aufgabe darin, das Formular auszufüllen, zu unterschreiben und zu datieren und es an das angeforderte Unternehmen zurückzusenden. Dies beinhaltet die Angabe seines vollständigen Namens, wie er in seiner Steuererklärung aufgeführt ist, und seines offiziellen Firmennamens, falls er einen verwendet. Der selbstständige Auftragnehmer soll auch seine Art der Betriebsorganisation auswählen. Zum Beispiel wird eine Person, die der alleinige Eigentümer ihres Unternehmens ist, oder ein einzelner Freiberufler normalerweise das Kästchen „Einzelperson/Einzelunternehmer“ ankreuzen. Es gibt auch Kontrollkästchen für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung.
Anschließend gibt der Auftragnehmer seine vollständige Adresse und Sozialversicherungsnummer an. Wenn er eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) hat, kann er diese anstelle einer Sozialversicherungsnummer angeben. Wenn die Person vom Quellensteuerabzug befreit ist, kreuzt sie auch das Kästchen „Befreiter Zahlungsempfänger“ an.
Der nächste Schritt beim Ausfüllen des W-9-Formulars besteht darin, es zu unterschreiben. Wenn eine Person dieses Formular unterschreibt, bestätigt sie, dass sie nicht dem Quellensteuerabzug unterliegt. Wenn eine Person der Quellensteuer unterliegt, behält das Unternehmen, das ihr Geld zahlt, 28 Prozent ihres Geldes im Namen des IRS ein. Dies kann der Fall sein, wenn eine Diskrepanz zwischen den auf dem Formular angegebenen Informationen und den Aufzeichnungen des IRS besteht. Eine natürliche Person kann auch Geld einbehalten haben, wenn sie Steuern nachsteuert und benachrichtigt wurde, dass sie der Ersatzeinbehaltung unterliegt.