Ein Bestellsystem ist die Abfolge von Schritten, die eine Person durchlaufen muss, um den Erwerb von Waren und Dienstleistungen zur Verwendung durch das Unternehmen anzufordern. Diese Systeme bieten einen Audit-Trail zur Verfolgung der Bewegung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens. In der Geschäftsumgebung sind für die Systeme mehrere Systeme vorhanden. Die meisten von ihnen konzentrieren sich auf das Rechnungswesen und das interne Dokumentensystem eines Unternehmens. Die Auswahl des besten Bestellsystems erfordert die Berücksichtigung einer Reihe von Faktoren im Zusammenhang mit den Geschäftssystemen eines Unternehmens.
Geschäftsinhaber und Manager sollten entscheiden, ob sie ein manuelles oder ein automatisiertes Bestellsystem verwenden möchten. Manuelle Systeme umfassen im Allgemeinen die Verwendung eines Notizbuchs aus Papier, das fortlaufend nummerierte Bestellungen enthält. Ein Mitarbeiter füllt das Formular aus, das normalerweise Lieferant, Preis, Menge, Beschreibung und Buchhaltungscode erfordert, bevor er es zur Genehmigung einreicht. Diese Dokumente enthalten in der Regel eine Durchschrift, die in den Akten aufbewahrt wird. Ein automatisiertes System funktioniert ähnlich, außer dass die Mitarbeiter die Geschäfts- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens verwenden und ein elektronisches Bestelldokument ausfüllen.
Die Anzahl der Bestellungen, die ein Unternehmen durch seinen normalen Betrieb generiert, spielt bei der Auswahl eines Bestellsystems eine große Rolle. Die Verwendung eines manuellen Systems kann mühsam werden und zum Verlust von Dokumenten führen, wodurch Mitarbeiter die Bestellung neu erstellen müssen. Darüber hinaus müssen Unternehmen diese Dokumente in der Regel mehrere Jahre lang aufbewahren, abhängig von den geltenden Bundes- oder Landesgesetzen. Ein automatisiertes Bestellsystem kann einige dieser Probleme lindern, obwohl das Erlernen und Verwenden der computergestützten Version möglicherweise mehr Schulung erfordert.
Andere Faktoren, die bei der Auswahl eines Bestellsystems zu berücksichtigen sind, sind die Anzahl der Mitarbeiter, die Bestellungen verwenden, und der Standort des Einkaufsbüros des Unternehmens. Wenn mehrere Mitarbeiter auf Bestellungen zugreifen und diese erstellen können, müssen Unternehmen möglicherweise mehr Papierdokumente oder mehr Benutzernamen für den Zugriff auf das Bestellmodul zur Verfügung haben. Große Organisationen haben oft eine Einkaufsabteilung oder einen Beschaffungsmanager, der die Bestellung bei der Auftragserteilung bearbeitet. Wenn mehrere Personen Bestellungen abgeben, kann dies zu einem Informationsüberfluss in der Einkaufsabteilung führen. Unternehmen müssen möglicherweise den Zugriff im Bestellsystem einschränken, um dieses Problem zu vermeiden.
Unternehmen müssen auch berücksichtigen, wie Bestellungen in die Buchhaltung einfließen. Personen in der Buchhaltung müssen leicht auf das System zugreifen können, um Bestellungen vor dem Bezahlen von Rechnungen zu überprüfen. Auditoren benötigen auch Zugang, um festzustellen, wie die Informationen durch das Unternehmen fließen. Die Unfähigkeit, die Bestellung durch jeden Schritt im System zu verfolgen, kann zu Änderungen am Dokument führen, die einen wesentlichen Teil des Cash-Management-Prozesses des Unternehmens beeinträchtigen.