Ein Pro-Forma-Modell ist eine Methode, die ein Unternehmen verwendet, um Dokumente oder Informationen zusammenzustellen, bei denen es sich um Schätzungen zukünftiger Transaktionen handelt. Die gebräuchlichsten Pro-Forma-Dokumente sind in der Regel Jahresabschlüsse, die erwartete Dollarbeträge aus zukünftigen Geschäftsaktivitäten enthalten. Um die besten auszuwählen, müssen Unternehmen die verfügbaren Dateneingaben prüfen und entscheiden, wie die Pro-Forma-Aussagen aussehen und wer die Aussagen für die Entscheidungsfindung verwenden wird. Ein weiteres Beispiel für ein Proforma-Dokument ist eine Handelsrechnung, die Artikel in einer zukünftigen Transaktion enthält. Obwohl das Unternehmen die Transaktion noch nicht abgeschlossen hat, deklarieren die Dokumente lediglich den Wert der Artikel in einer möglichen zukünftigen Transaktion.
Die Eingaben, die in ein Pro-Forma-Modell eingehen, können bestimmen, welches Modell verwendet wird, wenn versucht wird, zukunftsgerichtete Dokumente zu erstellen. Wie in den obigen Beispielen war ein Modell für Jahresabschlüsse und ein anderes für Handelsrechnungen. Jedes der Modelle ist für eine bestimmte Art von Informationen bestimmt, was zur Erstellung eines bestimmten Modells führt. Vor diesem Hintergrund kann ein Unternehmen potenziell mehr als ein Pro-Forma-Modell für Geschäftsaktivitäten haben. Wenn mehr als ein Modell für Proforma-Dokumente vorhanden ist, kann ein Unternehmen viele verschiedene Arten von Geschäftsaktivitäten genau vorhersagen.
Ein Pro-Forma-Modell hat höchstwahrscheinlich ein Standardformular, das hinsichtlich des Formats dasselbe Dokument erzeugt. Personen, die ein Pro-Forma-Modell erstellen, müssen dieses Ausgabeformat möglicherweise bei der Auswahl eines Modells berücksichtigen. Zum Beispiel müssen Pro-Forma-Abschlüsse höchstwahrscheinlich wie die tatsächlichen Abschlüsse aussehen, die von der Buchhaltung erstellt wurden. Das gleiche gilt für Handelsrechnungen, bei denen die Schätzungen in einem der tatsächlichen Rechnung ähnlichen Format vorliegen sollten. Ein Pro-Forma-Modell zu haben, das eine andere Ausgabe als die traditionelle Ausgabe produziert, kann im Unternehmen zu Verwirrung führen.
Eine letzte Überlegung für ein Pro-Forma-Modell sind die Nutzer der Informationen. Personen, die die Informationen verwenden, haben möglicherweise nicht die gleichen Anforderungen an die Daten. Daher benötigt das Unternehmen möglicherweise Modelle, die Daten für Eigentümer und Führungskräfte und andere für operative Manager bereitstellen. In einigen Fällen kann dasselbe Pro-Forma-Modell durch geringfügige Änderungen der in das Modell eingegebenen Eingaben die erforderlichen Ergebnisse für jeden Einzelnen erzeugen. Diese Modelle sind eher für interne Stakeholder als für externe Stakeholder geeignet.