Budgetkontrolle ist der Prozess der Entwicklung eines Ausgabenplans und des regelmäßigen Vergleichs der tatsächlichen Ausgaben mit diesem Plan, um festzustellen, ob dieser oder die Ausgabenmuster angepasst werden müssen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Dieser Prozess ist notwendig, um die Ausgaben zu kontrollieren und verschiedene finanzielle Ziele zu erreichen. Regierungen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Ausgaben stark auf die Haushaltskontrolle, und diese Technik wird sowohl von Unternehmen als auch von Privatpersonen wie Haushaltsvorständen verwendet, die sicherstellen möchten, dass sie im Rahmen ihrer Möglichkeiten leben.
Der erste Schritt der Budgetkontrolle besteht darin, den Umfang des Projekts oder Programms zu definieren und detaillierte Kostenschätzungen zu erstellen. Eine Regierung muss möglicherweise ein Budget für den Bau einer neuen Brücke bereitstellen, während so etwas wie ein Haushaltsbudget die Haushaltsausgaben auf unbestimmte Zeit deckt. Dies führt zur Erstellung eines Budgets, einem Dokument, in dem angegeben ist, wie viel Geld auf der Grundlage der prognostizierten Ausgaben und Einnahmen für verschiedene Aspekte des Projekts verwendet werden kann. Das Budget ist ein finanzieller Fahrplan.
Mit dem Budget als Ausgangsbasis kann die Arbeit beginnen. In regelmäßigen Abständen vergleichen Buchhalter das Budget mit den tatsächlichen Ausgaben und nehmen etwaige Abweichungen zur Kenntnis. Im Brückenbau können die Materialkosten über die im ursprünglichen Budget veranschlagte Inflation hinaus ansteigen und zu einer Kostenüberschreitung führen. Umgekehrt kann ein Unternehmen bei einem Teil eines Projekts Geld sparen, weil es weniger kostet als ursprünglich erwartet. Alle Variationen werden notiert und besprochen. Wenn sie extrem werden, können Haushaltskontrollmaßnahmen ins Spiel kommen.
Eine Möglichkeit besteht darin, die Ausgabengewohnheiten zu ändern, um die tatsächlichen Ausgaben mit dem Budget in Einklang zu bringen. Bei einem Haushaltsbudget beispielsweise könnte ein Haushalt beschließen, Fernsehdienste einzustellen, um die Unterhaltungskosten innerhalb des im Budget vorgesehenen Betrags zu halten. Diese Haushaltskontrolle nutzt Sparmaßnahmen, um die finanziellen Ziele zu erreichen und die Ausgaben im Einklang mit dem ursprünglichen Budget zu halten.
In anderen Fällen sind Anpassungen des Ausgabenverhaltens möglicherweise nicht möglich. Stattdessen ist ein überarbeitetes Budget erforderlich. Dies kann passieren, wenn die Inflation die Preise so hoch treibt, dass das ursprüngliche Budget nicht eingehalten werden kann und eine Überarbeitung erforderlich ist, um die finanzielle Leistung genauer vorhersagen zu können. Überarbeitungen können den Bedarf an zusätzlichen Mitteln aufdecken, was die für die Haushaltskontrolle zuständigen Parteien dazu zwingt, herauszufinden, woher diese Gelder kommen. Dies kann beinhalten, Schulden aufzunehmen, den Umfang eines Projekts zu reduzieren oder Gelder von einem anderen Projekt oder Programm zu übertragen, um es am Laufen zu halten. Ein Unternehmen könnte beispielsweise teilweise Gelder aus einer Abteilung entfernen, um die Fertigstellung eines wichtigen Produkts voranzutreiben.