Ein Transkriptionssystem wird von vielen Fachleuten verwendet, um Notizen über Arbeit oder Forschung zu machen, und die Wahl des richtigen Systems stellt sicher, dass Diktate einfach zu erstellen und zu verwenden sind. Controller-Geräte werden in Verbindung mit einem Transkriptionssystem verwendet, aber es gibt viele verschiedene Controller, wie Fußpedale und Handheld-Recorder. Herkömmliche Diktate erlauben nur Audio oder Text, aber digitale Diktate können digitale Dateianhänge akzeptieren. Die meisten Experten teilen Diktate mit anderen Experten, sodass die gemeinsame Nutzung von Funktionen dazu beitragen kann, diesen Prozess zu rationalisieren. Beim Diktieren passieren häufig Fehler, daher hilft ein nahtloser Editor, diese Probleme zu beheben.
Um es Benutzern zu ermöglichen, ein Diktat zu starten und zu stoppen, bieten die meisten Transkriptionssystemprogramme einen Controller, aber es gibt viele verschiedene Controller. Am gebräuchlichsten sind Handheld-Geräte, Fußpedale und Headsets. Benutzer sollten ihre Arbeitsbedingungen berücksichtigen und wissen, welcher Controller am sichersten und bequemsten zu verwenden ist. Handheld-Geräte sind beispielsweise gut für Benutzer, die am Schreibtisch sitzen, Fußpedale sind gut für Benutzer, die häufig Substanzen an den Händen haben oder die Hände nicht oft frei haben, und Headsets sind gut für Benutzer, die sich bewegen.
Die Möglichkeit, eine Datei an ein Diktat anzuhängen, kann für einige Fachleute nützlich sein. Im Gegensatz zum herkömmlichen Diktat, das nur Audio oder Text bietet, können Benutzer Bilder, Textdokumente und andere Dateien teilen, die das Diktat erklären oder verdeutlichen. Gleichzeitig können Benutzer, die nur ein Audiotranskriptionssystem benötigen, etwas Geld sparen, indem sie diese Funktion nicht nutzen.
Unter vielen Fachleuten, darunter Anwälte, Ärzte und Forscher, ist es üblich, Diktate mit anderen Personen zu teilen, die an demselben Projekt arbeiten. Wenn dies erforderlich ist, sollten Benutzer ein Transkriptionssystem auswählen, das eine einfache gemeinsame Nutzung ermöglicht. Allgemeine Funktionen, die beim Teilen helfen, sind die Möglichkeit, Diktate per E-Mail zu versenden und Diktate auf Websites hochzuladen.
Während die meisten Benutzer versuchen, sie zu vermeiden, treten beim Diktieren häufig Fehler auf. Damit diese Fehler die Qualität des Diktats nicht beeinträchtigen, kann eine nahtlose Bearbeitungsfunktion hilfreich sein. Auf diese Weise können Benutzer Fehler beheben, ohne einen merklichen Unterschied im Audio zu verursachen, sodass es so aussieht, als ob keine Fehler aufgetreten wären. Es gibt sowohl Bearbeitungstools, die nach Abschluss des Diktats verwendet werden können, als auch On-the-Fly-Bearbeitungstools, mit denen Benutzer das Diktat zurückspulen und ändern können. Bearbeitungswerkzeuge sind normalerweise Standard, aber einige Transkriptionssystemprogramme bieten sie möglicherweise nur mit Premium-Versionen des Systems an.