Um die beste Software für den kollaborativen Workflow auszuwählen, sollten Sie zunächst ermitteln, von welchen Funktionen Ihr Unternehmen am meisten profitieren kann. Wenn Sie beispielsweise in einer Branche wie der Werbung arbeiten, benötigen Sie möglicherweise eine Software, mit der Sie und Ihre Kollegen Bilder oder Videos bearbeiten und verarbeiten können. Ebenso benötigen Fachleute, die in einer Dienstleistungsbranche arbeiten, möglicherweise eine kollaborative Workflow-Software, die eine benutzerfreundliche Kunden-Webschnittstelle enthält. Auch Faktoren wie Reputation und Kosten können bei der Auswahl des besten Programms berücksichtigt werden.
Ein Workflow-Programm ist jede Art von Computersoftware, die es Fachleuten ermöglicht, Projekte schneller und effizienter abzuschließen. In den meisten Fällen durchläuft ein Dokument, ein Foto oder ein Video eine Reihe von Workflow-Schritten, beginnend mit dem Hochladen in ein System und nach erfolgreicher Verarbeitung. Der kollaborative Workflow beschreibt einen Prozess, der darauf ausgelegt ist, eine Reihe verschiedener Benutzer aufzunehmen, die zu demselben Workflow-Dokument beitragen.
Bei der Auswahl des besten kollaborativen Workflow-Programms ist es möglicherweise zunächst eine gute Idee, festzustellen, welche Arten von Software am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Ein professionelles Fotogeschäft benötigt beispielsweise eine Software, die Tools zum Bearbeiten von Bildern enthält. Sie werden vielleicht feststellen, dass es Workflow-Software gibt, die ausschließlich für professionelle Fotografen entwickelt wurde. Ebenso kann eine Versicherungsgesellschaft Programme finden, die Vorlagen und automatisierte Prozesse enthalten, die für die Bearbeitung von Ansprüchen entwickelt wurden.
Wenn Sie ein kleineres Unternehmen haben und nur Hilfe bei der Verfolgung von Jahresabschlüssen, Bestellungen und anderen gängigen Dokumenten benötigen, können Sie von einem einfachen Workflow-Programm profitieren. Diese Art von Software enthält normalerweise häufig verwendete Dokumentvorlagen. Es könnte Benutzern auch ermöglichen, einfache Prozesse zu entwerfen, die täglich auftreten.
Open-Source-Software für kollaborative Workflows kann oft kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden. Diese Programme sind in der Regel einfach und können manchmal Designfehler enthalten. Profis mit begrenzten Budgets und ohne komplexe Anforderungen können jedoch von ihren Grundfunktionen profitieren. Andere nutzen Open-Source-Software, um verschiedene Funktionen kennenzulernen, implementieren die Software jedoch nicht in ihren täglichen Betrieb.
Fachleute, die sich für eine kollaborative Workflow-Software entscheiden, sollten auch die Qualität und die Kosten der Programme berücksichtigen. Im Idealfall wählt eine Person ein Programm, das die meisten hilfreichen Funktionen zum niedrigsten Preis bietet. Diese Software kann jedoch die Effizienz des täglichen Betriebs Ihres Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Auf lange Sicht kann es kostengünstiger sein, für Software, die zuverlässig ist und einen hervorragenden Ruf genießt, einen kleinen Aufpreis zu zahlen.