Die Auswahl der richtigen Videokonferenzausrüstung für Ihr Unternehmen ist eine Aufgabe, bei der es um Detailgenauigkeit geht. Da die Komponenten eines solchen Systems teuer sein können, sollten wichtige Faktoren wie die Auflösungsqualität der Konferenzmonitore und Bildschirme, die Klangqualität der an das System angeschlossenen Videokonferenztelefone, der Leistungsumfang berücksichtigt werden zur Verwendung durch Teilnehmer und Moderatoren und die Schwierigkeit bei der Bedienung des Systems. Durch den sorgfältigen Vergleich mehrerer verschiedener Systeme ist es möglich, die richtige Ausrüstung zu erwerben und über Jahre hinweg eine gleichbleibende Qualität bei der Nutzung von Videokonferenzen zu genießen.
Bevor Sie versuchen, eine Videokonferenzausrüstung zu evaluieren, ist es wichtig zu bestimmen, was Sie im System haben möchten. Viele Unternehmen verwenden interne Systeme, die im Wesentlichen eine zentrale Hardware verwenden, die sich in der Unternehmenszentrale befindet, was die Verwendung anderer Komponenten an jedem Standort im Netzwerk unterstützt. Andere entscheiden sich für in sich geschlossene Systeme, die an jedem Standort gesichtet werden und unabhängig voneinander arbeiten können. Wenn die Idee darin besteht, ein Netzwerk aufzubauen, das es jedem Standort ermöglicht, seine eigenen Konferenzen zu verwalten, dann wirkt sich dies auf die Art der gekauften Geräte aus.
Neben der Flexibilität in der Nutzung spielen auch Faktoren im Zusammenhang mit der tatsächlichen Durchführung der Videokonferenz eine Rolle. Einige Videokonferenzgeräte ermöglichen es dem Moderator beispielsweise, die Anzeige zu teilen, um jeden der anwesenden Orte in einer einzigen Konferenz gleichzeitig anzuzeigen, anstatt manuell von einer zur nächsten wechseln zu müssen oder das System so einzustellen, dass die Standort, der gerade spricht oder auf andere Weise aktiv ist. Fortgeschrittenere Systeme ermöglichen es dem Moderator auch, Verbindungen zu Teilnehmern herzustellen, diese Standorte in das Meeting einzubeziehen oder Standorte von einem Meeting zu trennen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Auch Funktionen wie die Stummschaltung oder die Möglichkeit des Moderators, unabhängig vom Hauptmeeting einen oder zwei Orte für eine private Konferenz beiseite zu ziehen, sind eine weitere Funktion, die eine Überlegung wert sein könnte.
Sobald Entscheidungen über die Art der Hardware- und Softwarefunktionen getroffen sind, die als notwendig erachtet werden, konzentriert sich die Aufgabe der Suche nach der besten Videokonferenzausrüstung darauf, geeignete Systeme zu finden. Dies beinhaltet häufig die Zusammenarbeit mit Vertriebsmitarbeitern, um bestimmte Systeme und Konfigurationen zu identifizieren, sowie die Teilnahme an Demonstrationen dieser Systeme. Im Gegensatz zum Kauf anderer Arten von Unternehmenskommunikationssystemen ist es für eine fundierte Entscheidung unerlässlich, die verwendete Videokonferenzausrüstung tatsächlich zu sehen.
Nachdem Sie einige Videokonferenzausrüstungspakete identifiziert haben, die Ihren Anforderungen zu entsprechen scheinen, nehmen Sie sich die Zeit, diese Systeme in Bezug auf Qualität, Benutzerfreundlichkeit, Ton- und Bildqualität und Gesamtkosten, einschließlich Installation und Wartung, zu vergleichen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, jeden dieser Aspekte genau zu betrachten, können Sie leichter feststellen, welches System den besten Service zum besten Preis bietet, was den Kauf kostengünstiger macht. Sehen Sie sich die Bedingungen des Servicevertrags und der Garantie immer genau an und sichern Sie sich die bestmöglichen Bedingungen. Dies wird dazu beitragen, die Kosten für den Besitz und den Betrieb der Videokonferenzausrüstung zu minimieren und das Budget einzuhalten.