Heutzutage nutzen kleine und große Unternehmen manchmal Outsourcing-Anbieter, um das Unternehmen effizienter und kostengünstiger zu führen. Es gibt eine Reihe von Funktionen, die erfolgreich ausgelagert werden können, darunter Gehaltsabrechnung, allgemeine Buchhaltung, Technologiedienstleistungen und sogar Öffentlichkeitsarbeit. Die Suche nach den richtigen Anbietern ist wichtig, um sicherzustellen, dass diese wichtigen Funktionen in einer Weise ausgeführt werden, die Ihrem Unternehmen zugute kommt, anstatt mehr Probleme zu schaffen, als sie lösen.
Ihre erste Aufgabe bei der Suche nach den richtigen Outsourcing-Anbietern besteht darin, sich einige grundlegende Fragen zu stellen. Erstens, warum überhaupt auslagern? Der Grund dafür liegt häufig darin, dass Sie nur über begrenzte Ressourcen für das Geschäft verfügen und die Ausgaben so gering wie möglich halten müssen. Die Kosten für die Verwendung von Anbietern für einige Ihrer Bedürfnisse sind in der Regel viel niedriger als die Gehälter und Zusatzleistungen, die Sie zahlen würden, um Vollzeitmitarbeiter für die gleichen Aufgaben zu haben.
Erstellen Sie als Nächstes eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise nach Outsourcing-Anbietern suchen, die Ihre Gehaltsabrechnung abwickeln, definieren Sie, was Sie im Rahmen dieses Projekts tun müssen. Werden alle Ihre Mitarbeiter wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich bezahlt? Sie haben sowohl stundenweise als auch angestellte Mitarbeiter? Möchten Sie, dass der Service alle Quellensteuern und Meldungen an die zuständige Steuerbehörde übernimmt? Wenn Sie wissen, was Sie vom Anbieter erwarten, können Sie potenzielle Anbieterpartner identifizieren, die alle Aufgaben ohne besondere Probleme bewältigen können.
Sobald Sie wissen, warum Sie auslagern möchten und was Sie im Rahmen des Outsourcing-Projekts tun müssen, können Sie bestimmte Anbieter bewerten. Dies beginnt oft damit, dass Sie nach Angeboten oder Vorschlägen für ihre Dienstleistungen fragen. Denken Sie daran, dass Sie an jeden potenziellen Partner eine spezifische Angebotsanfrage (RFP) senden können. Geben Sie ein bestimmtes Format für die Antwort ein. Dadurch wird der Vergleich der Vorzüge und Preise jedes potenziellen Anbieters viel einfacher.
Neben Informationen zu Preisen und Supportleistungen möchten Sie möglicherweise auch Referenzen für jeden der von Ihnen in Betracht gezogenen Outsourcing-Anbieter einholen. Auch wenn ein Programm auf dem Papier sehr gut aussieht, möchten Sie sicher sein, dass ein bestimmter Anbieter diese Versprechen tatsächlich einhält. Sprechen Sie mit anderen, die den Anbieter verwendet haben, und fragen Sie, ob ihr Personal immer professionell ist, ob es Aufgaben rechtzeitig erledigt und wie effektiv es mit jeder Art von Notfallsituation umgeht.
Erst nachdem Sie jeden der Outsourcing-Anbieter auf Ihrer Liste bewertet und den Anbieter ausgewählt haben, der Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Vereinbarung zu unterzeichnen. Lesen Sie alle Allgemeinen Geschäftsbedingungen, bevor Sie etwas unterschreiben. Stellen Sie Fragen, wenn Sie eine Klausel oder einen Abschnitt nicht verstehen. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass alles in Ordnung ist, verpflichten Sie sich und seien Sie beruhigt, dass die Aufgaben, die Sie dem Lieferanten übertragen haben, sorgfältig und effizient erledigt werden.
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