Meeting-Koordinatoren-Karrieren erfordern überdurchschnittliche zwischenmenschliche Fähigkeiten, ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten und viel Training am Arbeitsplatz. Ein Hochschulabschluss kann erforderlich sein, um ein Meeting-Koordinator zu werden, aber es ist nicht immer notwendig. Diese rasante, praxisorientierte Karriere zieht Multitasker und diejenigen an, die unkonventionelle Arbeitszeiten und -umgebungen bevorzugen.
Um ein Meeting-Koordinator zu werden, sind erstklassige Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Ein Großteil dieser Arbeit dreht sich um die Kommunikation mit anderen, vom Kunden, der das Meeting bezahlt, bis zum Caterer, der das Essen für die Teilnehmer des Meetings bereitstellt. Fremdsprachenkenntnisse können als Meeting-Koordinator von Vorteil sein, da diese Position möglicherweise weltweite Reisen und Gespräche mit Kunden und Gästen aus anderen Ländern beinhaltet.
Weitere Anforderungen an die Koordinatoren für Besprechungen sind Budgetierung, Texterstellung sowie organisatorische und motivierende Fähigkeiten. Meetingplaner planen nicht einfach nur Meetings. Sie koordinieren und leiten auch die Meetings, daher sollten Sie ein Selbststarter sein, der auch gerne Aufgaben delegiert. Zeitmanagement ist entscheidend für ein erfolgreiches Meeting, sowohl für Sie als auch für diejenigen, die Sie vor und während des Meetings oder Kongresses leiten werden.
Obwohl ein Abschluss nicht erforderlich ist, um Tagungskoordinator zu werden, bevorzugen viele Unternehmen einen Bachelor-Abschluss. Zu den gängigen Studiengängen gehören Marketing, Public Relations und Hotelmanagement, aber eine Vielzahl von College-Programmen kann zu einer Karriere als Meeting-Koordinator führen. Einige Studiengänge im Reise- und Tourismussektor bieten Kurse zum Thema Meetingmanagement an, und diese können hilfreich sein, um eine Schulung für Meeting-Koordinatoren zu beginnen oder zu verbessern.
Erfahrung ist ein effektiver Weg für die meisten Karrieren als Meeting-Koordinator. Frühere Jobs beinhalten oft Verwaltungsassistenten- oder Sachbearbeiterpositionen, in denen Sie für die Planung kleiner Meetings oder Kongresse verantwortlich sind. Wenn Sie klein anfangen, haben Sie die Möglichkeit, die Grundlagen ohne den Druck zu erlernen, der mit der Planung eines großen Meetings oder einer Konferenz verbunden ist. Andere Jobs, die Ihnen bei der Vorbereitung auf die Tätigkeit als Meeting-Koordinator helfen können, sind Positionen in der Hotelverpflegung, im Marketing oder im Verkauf.
Einige Kongress- und Tagungsverbände bieten Zertifikate und Beglaubigungen an, um die Schulung von Tagungskoordinatoren zu verbessern. Eine Zertifizierung ist für die Karriere als Meeting-Koordinator nicht obligatorisch, kann jedoch bei der Suche nach einer Stelle in einer großen Organisation hilfreich sein. Junior-Meeting-Planer suchen manchmal nach zusätzlichen Schulungen und Referenzen, um ihre Chancen auf Beförderung oder die Zuweisung zu größeren Meetings oder Kongressen zu erhöhen.
Die Kundenzufriedenheit ist für eine erfolgreiche Karriere als Meeting-Koordinator von entscheidender Bedeutung, daher sollten Sie in der Lage sein, Ihre eigenen Fähigkeiten zu fördern und zu vermarkten. Viele Organisationen veranstalten jedes Jahr große Meetings oder Kongresse, daher ist es für den Erfolg entscheidend, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Einfallsreichtum, Perfektionismus und eine lange Liste zuverlässiger Kontakte können Ihnen helfen, ein Meeting-Koordinator mit einem soliden Ruf zu werden.