Entgeltumwandlung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, den Arbeitnehmer irgendwann in der Zukunft zu zahlen, anstatt das Entgelt normalerweise fällig zu stellen. Die Vereinbarung zur Aufschiebung der Entschädigung kann formlos oder formell sein. Manchmal wird die Entschädigung auf einem Treuhandkonto hinterlegt, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer letztendlich bezahlt wird. Bei der Bilanzierung der Entgeltumwandlung wird das Arbeitnehmerentgelt am Ende eines Abrechnungszeitraums als Anpassung an befristete Konten erfasst.
Anpassungen gibt es in zwei Formen, Aufschiebungen und Rückstellungen. Abgrenzungen sind Barzahlungen für Vermögenswerte, bevor der Vermögenswert verwendet wird, oder Zahlungen für Verbindlichkeiten, bevor die Einnahmen erzielt werden. Rückstellungen sind Einnahmen oder Ausgaben, die angefallen sind, aber nicht bezahlt oder vor der Anpassung erfasst wurden. Auch wenn die Bilanzierung aufgeschobener Vergütungen als aufgeschoben gekennzeichnet ist, handelt es sich in buchhalterischer Hinsicht tatsächlich um eine Rückstellung.
Buchhalter verwenden bei der Anpassung und Bilanzierung von Entgeltumwandlungen in der Regel Techniken der Rechnungsabgrenzung. Der Buchhalter darf bei der täglichen Spesenabrechnung keine Vergütung erfassen, da tatsächlich kein Geld ausgegeben wurde. Eine Anpassung für Entgeltumwandlung dient zwei Zwecken: Sie erfasst das Gehalt in der Unternehmensbilanz und erfasst den Aufwand als Verbindlichkeit, die zum aktuellen Abrechnungszeitraum gehört. Vor der Anpassung werden sowohl die betrieblichen Aufwendungen als auch die Verbindlichkeiten niedriger ausgewiesen, als sie tatsächlich sind.
Der Abrechnungsprozess für aufgeschobene Vergütungen beginnt normalerweise damit, dass der Buchhalter den Zeitraum identifiziert, in dem der Gehaltsaufwand angefallen ist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Abrechnungszeiträume von einem Monat verwendet, bestimmt der Buchhalter, welche Vergütungsaufwendungen im aktuellen Monat angefallen sind. Dies identifiziert die angemessene Höhe der Entschädigung für den Zeitraum. Als nächstes erfasst der Buchhalter den Gesamtvergütungsbetrag unter einer Gehaltsausgaben-Überschrift, wobei er die zu zahlenden Gehälter kennzeichnet, um die Vergütung von anderen Arten von Gehaltsausgaben zu unterscheiden.
In der Bilanz des Unternehmens erscheint die Bilanzierung der Entgeltumwandlung auf der linken – oder Aktivseite – als Gehaltsaufwendungen und auf der rechten – oder Passivseite – als zu zahlende Gehälter. Der Aufnahmeprozess ist anders, wenn die Entschädigung treuhänderisch hinterlegt wird. Anstatt Methoden der Rechnungsabgrenzung zu verwenden, wird der Buchhalter wahrscheinlich einfach die Methode anwenden, die das Unternehmen für normale Lohnzahlungen anwendet. Der US Internal Revenue Service (IRS) verlangt, dass Unternehmen bei der Bilanzierung von Entgeltumwandlungen die regulären Gehaltssteuercodes anwenden.