L’etichetta della posta elettronica, a volte indicata come netiquette in termini ampi, è una cosa complicata. Certamente non è appropriato non rispondere alle e-mail, specialmente da parte di individui, ma a volte siamo tutti impegnati e potremmo non essere in grado di fare altro che confermare la ricezione delle e-mail e promettere di scrivere in modo più dettagliato in un secondo momento. Anche la questione se sia opportuno inviare una risposta automatica a tutte le e-mail è complessa.
In generale, è considerato inappropriato inviare una risposta automatica a tutte le email quando si è pienamente in grado di restituire una risposta. La pratica sta diventando più comune anche quando le persone sono in grado di rispondere alla propria posta, e questa sembrerebbe una violazione dell’etichetta della posta elettronica. D’altra parte, se hai intenzione di fare una vacanza e sei un privato, lavori per una piccola impresa o hai uno studio privato come avvocato o medico, le persone potrebbero aspettare da diversi giorni a diverse settimane sperando in una risposta da te che potrebbe richiedere più tempo di quanto si aspettassero. Se ricevi grandi quantità di e-mail, gli esperti di etichetta e-mail consigliano di comporre una risposta adeguata e inviare una risposta automatica a tutte le e-mail se prevedi di essere assente dal tuo computer o da una fonte di e-mail per più di 48 ore durante la settimana lavorativa.
La risposta che inquadri dovrebbe essere educata e professionale, poiché potresti ricevere lettere da amici o professionisti. Dichiara la tua assenza, anche se non è necessario indicare il motivo, e fornisci una stima del tempo in cui prevedi di iniziare a rispondere alle e-mail. Concediti qualche giorno in più, in particolare se ricevi un gran numero di email. In questo modo puoi adempiere ai tuoi obblighi di rispondere alle e-mail mentre ti concedi ancora il tempo di rimetterti in marcia dopo essere stato assente per alcuni giorni.
Tieni presente che è probabile che alcune delle tue e-mail rimbalzino quando utilizzi un risponditore automatico, soprattutto se ricevi molte e-mail di SPAM o Bacn. In effetti, se ti iscrivi a newsgroup o siti di social network, potresti voler annullare l’iscrizione mentre sei in vacanza. In questo modo non riempirai le caselle di posta di altre persone con più messaggi su come sei assente, il che è considerato maleducato. In teoria, se utilizzerai una risposta automatica a tutte le e-mail mentre sei via, dovresti assicurarti di ricevere solo messaggi di natura personale o aziendale. Se non vuoi perderti le e-mail di newsgroup o Bacn, iscriviti a queste con un indirizzo e-mail diverso da quello che usi per la corrispondenza personale o aziendale.
Grandi aziende o aziende che ricevono una notevole quantità di e-mail possono utilizzare un sistema di risposta automatica per confermare la ricezione delle e-mail. È considerato educato per qualsiasi azienda inviare una risposta automatica a tutte le e-mail perché ne conferma la ricezione. Questa situazione è analoga a una cameriera indaffarata che ti fa un cenno con la testa in un ristorante. Ti fa sapere che ti vede e che arriverà al tuo tavolo il prima possibile. Una grande azienda che alla fine risponderà alla tua e-mail sta essenzialmente dando quel cenno amichevole con la promessa di una risposta personale in pochi giorni o settimane.
È particolarmente importante che medici, terapisti e tutti i professionisti sanitari che utilizzano la corrispondenza e-mail con i pazienti inviino una risposta automatica a tutte le e-mail quando saranno fuori città durante la settimana lavorativa per più di due giorni. Se un paziente ha un problema immediato, gli operatori sanitari possono indicare un contatto alternativo in modo che il paziente non debba aspettare diversi giorni e non riesca ad affrontare un problema di salute che potrebbe richiedere attenzione immediatamente.