El servicio de webcast crea un entorno virtual de conferencias en línea para empresas, propietarios de pequeñas empresas e instituciones educativas. El servicio se puede utilizar para administrar conferencias en vivo, presentaciones y compartir información visual en un entorno de conferencia telefónica. La selección del mejor servicio de transmisión por Internet depende en gran medida de las capacidades tecnológicas y las necesidades de la organización.
Una de las consideraciones más importantes al elegir un servicio de webcast es el costo. Determinar cuánto se puede gastar en un paquete de software es vital, ya que las capacidades complementarias pueden hacer que un paquete asequible sea demasiado caro. También ayuda si se hace una lista de necesidades antes de seleccionar un paquete potencial. Algunas organizaciones necesitarán una aplicación básica que simplemente atraiga a los asistentes a una sala de chat común, mientras que otras necesitarán funciones más sofisticadas para compartir, grabar y cobrar pagos.
Algunos software de alojamiento de servicios de transmisión por Internet son compatibles con determinadas aplicaciones y plataformas informáticas. Al seleccionar un programa, considere qué aplicaciones externas pueden necesitar integrarse en el servicio de transmisión por Internet, como hojas de cálculo y software de procesamiento de texto. Si la organización no puede predecir el tipo de plataforma informática que los participantes podrían estar usando, es importante que el servicio admita una variedad de sistemas operativos remotos. La seguridad y la personalización pueden ser características críticas que ofrecen algunos proveedores de servicios de webcast.
Además de realizar búsquedas en línea de posibles proveedores de servicios de transmisión por Internet, es una buena idea hablar con los representantes sobre lo que está buscando la empresa. El tamaño y el tipo de organización pueden entrar en juego al seleccionar un proveedor de servicios apropiado. Algunos atienden específicamente a instituciones educativas, mientras que otros ofrecen varios paquetes para una diversa gama de clientes. Además, hay algunos proveedores que ofrecen una gama de soluciones para organizaciones pequeñas y grandes, mientras que otros atienden específicamente a las pequeñas empresas con el fin de mantener bajos los costos.
La tecnología actual de la organización también deberá tenerse en cuenta al seleccionar un proveedor de servicios. Las transmisiones por Internet pueden ocurrir a través de líneas telefónicas regulares o una conexión de banda ancha, voz sobre protocolo de Internet (VOIP). Es fundamental asegurarse de que el servicio y el software sean compatibles y funcionen sin problemas en la red de comunicaciones existente. El servicio también debería poder acomodar la cantidad de usuarios potenciales que iniciarán sesión en el webcast.
La facilidad de uso es otra consideración importante al seleccionar un proveedor de servicios. Algunos requieren que cada computadora descargue y configure el software de transmisión por Internet, mientras que otros usan una plataforma virtual que se proporciona a los asistentes cuando inician sesión. Para las empresas que usan el servicio para generar ingresos a través de conferencias virtuales, una plataforma bajo demanda puede ser más apropiado. Las instituciones educativas o empresas que requieren que los mismos usuarios inicien sesión en presentaciones regulares pueden encontrar que una instalación permanente en la computadora de cada usuario es más eficiente.