La precisión y la integridad es una parte importante para determinar una oferta de construcción. El software de licitación puede ayudarlo a planificar y organizar diferentes aspectos de su propuesta de licitación, incluida la estimación de trabajos, el seguimiento de costos y el detalle de los problemas de los subcontratistas. Cuando busque un software de licitación, asegúrese de elegir un software que sea capaz de preparar documentos, procesar órdenes de compra, facilitar la contabilidad y archivar trabajos anteriores.
La preparación de documentos es una característica que probablemente apreciará en el software de licitación. Como parte de su trabajo de construcción, es casi seguro que necesitará preparar cronogramas, cartas, contratos, informes y formularios de orden de cambio durante el transcurso de un proyecto. Un buen software de licitación le proporcionará informes personalizados, un calendario con un sistema de programación, una biblioteca de contratos y cartas y formularios de procesamiento de órdenes de cambio. También debe ofrecer otras características, como el análisis de las áreas del proyecto y las fases del trabajo.
La contabilidad es algo que preocupa a todos los contratistas. El gran software de ofertas tiene características que le permiten rastrear cada fase del costo de un trabajo, proporcionando capacidades de cálculo, programas de conversión, una tabla de costos centralizada que tiene información sobre ensamblajes y elementos asociados que lo ayudan a comparar cotizaciones entre subcontratistas y proveedores. Las herramientas de contabilidad adicionales pueden incluir funciones que le permitan exportar su información de contabilidad sobre un trabajo en particular a un sistema de contabilidad de terceros. Sin embargo, estos sistemas de contabilidad deben ser compatibles con su software.
Mantener registros impecables definitivamente juega un papel importante en la estimación del trabajo. Atribuir costos específicos a ciertas divisiones para que sepa exactamente dónde se fue el dinero; mantener bases de datos separadas para proyectos, clientes, vendedores y proveedores; e importar y exportar información financiera a un libro de costos solo puede ayudarlo a comprender las complejidades de construir una oferta de trabajo rentable. Un software de licitación adecuado también puede ofrecer métodos más técnicos de protección de datos, como copias de seguridad internas automáticas y funciones de restauración.
Si es la primera vez que utiliza un software de ofertas, probablemente le interese aprender a navegar por el software y resolver los problemas que puedan surgir. Antes de comprar el software, asegúrese de consultar las demostraciones en línea de las funciones del software que estén disponibles para usted; estos se pueden encontrar en los sitios web de los fabricantes. Mientras esté allí, familiarícese con las opciones de capacitación que se ofrecen. La formación se puede proporcionar a través del sitio web o del propio software. Un buen software siempre tendrá soporte técnico al que se puede contactar por correo electrónico o llamando a números de teléfono gratuitos, y los tiempos de respuesta deben ser rápidos.