Hay un par de formas diferentes de abordar la carta de presentación de un cuestionario, pero en casi todos los casos querrá incluir una introducción del proyecto, por qué solicita información y un breve resumen de lo que hará con los datos que se recopilan; También suele ser una buena idea proporcionar alguna razón o explicación que pueda animar a las personas a continuar y responder todas las preguntas. Incluir instrucciones y pautas especiales también suele ser una buena idea, y también puede ser útil proporcionar un número de teléfono o una dirección a la que las personas puedan contactar para obtener más información. El formato general de la carta puede ser formal o informal según la audiencia y el tema, aunque muchas personas eligen más un formato de carta comercial. Esto puede ayudar a que el paquete parezca oficial y, al mismo tiempo, impartir un grado de confianza y profesionalismo al proyecto en su conjunto.
Comprender el propósito de la carta
A menudo es una buena idea tomarse unos minutos para pensar en su cuestionario y sus objetivos antes de sentarse a escribir su carta de presentación. En primer lugar, querrá considerar por qué envía las preguntas, así como quién las recibe. Si todos los que van a recibir el cuestionario lo esperan, puede asumir un poco más de familiaridad de lo que sería apropiado para los destinatarios que son más o menos aleatorios, o que no necesariamente lo conocen a usted, a su empresa o al proyecto en todas.
Establecer información básica
Una vez que haya pensado en la audiencia y en cómo es probable que los destinatarios vean los materiales, es hora de comenzar. La mayoría de los redactores de cartas comienzan con información muy básica, incluida la fecha, su nombre y dirección, y la información de contacto de la empresa que encarga la encuesta. Algunas empresas redactan sus propios cuestionarios, en cuyo caso, por supuesto, se pueden omitir; Sin embargo, en el caso de que la encuesta haya sido subcontratada, la introducción de estos detalles suele ser importante desde el principio. p>
Esquema del proyecto
En general, es una buena idea utilizar el primer párrafo para presentarte a ti mismo y a la empresa encargada. Incluya detalles sobre la filosofía y la perspectiva para ayudar a familiarizar al destinatario con los objetivos de la empresa y el alcance del proyecto. Luego, en el siguiente párrafo, introduzca el cuestionario en sí. Utilice el espacio para explicar los objetivos y por qué se ha encargado. Si la empresa está buscando desarrollar nuevos productos, recibir comentarios o desarrollar una política, comuníqueselo al encuestado. También es importante discutir cómo se utilizarán las respuestas y si se mantendrán confidenciales.
Proporcionar instrucciones
El tercer párrafo debe contener detalles sobre cómo completar el cuestionario y las instrucciones pertinentes. Esto incluye cualquier límite de tiempo para responder, cómo se puede devolver el cuestionario y la naturaleza del formato del cuestionario. Si todo o parte del cuestionario está en línea, querrá asegurarse de proporcionar la dirección web correcta y las contraseñas o códigos de usuario necesarios.
Probablemente también desee tomar algunas oraciones para discutir el tipo de respuestas que está buscando y lo que los destinatarios pueden hacer si desean brindar información o comentarios adicionales. Puede explicar si la encuesta es de opción múltiple o si requiere respuestas detalladas, por ejemplo. En algún momento, también suele ser necesario indicar que devolver la encuesta sirve como consentimiento para utilizar los datos proporcionados.
Expresar aprecio
Es común usar el párrafo final para expresar su agradecimiento por la respuesta del destinatario. Reconocer el tiempo que el encuestado tomará para completar y devolver el cuestionario suele ser una buena idea, y si hay premios o dibujos asociados con las presentaciones completadas, este puede ser un buen momento para informar a los encuestados sobre ellos.
La mayoría de las personas terminan la carta de presentación del cuestionario con un cierre como «Atentamente» y, por lo general, debe repetir aquí su nombre y cargo. Una vez terminado, revise el documento en busca de errores ortográficos y gramaticales, vuelva a leerlo y prepárelo para su distribución.