En muchos aspectos, escribir una carta de propuesta es como cualquier otro tipo de escritura comercial. La escritura clara, sucinta y precisa es importante para cualquier documento comercial. Sin embargo, las propuestas comerciales requieren componentes específicos, como la carta de presentación de la propuesta. La carta de propuesta, al igual que una carta de presentación de currículum, sirve como una introducción cortés a una propuesta dada. Usar una voz activa, seguir la etiqueta de escritura comercial aceptada y mostrar aprecio por el tiempo limitado del lector son primordiales para una respuesta exitosa.
A menudo, cuando las grandes organizaciones publican solicitudes de proyectos múltiples, la carta de presentación de la propuesta sirve para informar al lector a qué solicitud de propuesta (RFP) responde el documento. Si no existe una relación existente entre profesionales o empresas, una carta de propuesta actúa como una introducción y una oportunidad para causar una buena primera impresión. Cuando ya existe una relación, la carta de presentación puede servir como una oportunidad para felicitar, expresar aprecio o extender la buena voluntad continua entre ambas partes.
Ya sea que exista una relación entre las partes o no, cada carta de propuesta debe seguir la etiqueta de escritura comercial adecuada. Por ejemplo, el documento debe formatearse con encabezados adecuados, márgenes limpios y tipografía o fuente estándar. Se espera dirigir la carta al contacto apropiado y usar un saludo profesional aceptable para la cultura de los clientes. La información de contacto incorrecta o un saludo que es demasiado informal puede marcar la diferencia en si una carta de propuesta se lee o se descarta.
Además de la etiqueta adecuada, el tono de una carta de propuesta también es importante. Los enfoques formales pero personalizados suelen funcionar mejor en las culturas occidentales, con algunas relaciones comerciales que permiten un tono informal. Las culturas orientales típicamente, aunque no siempre, prefieren un enfoque formal y profesional. Si hubiera dudas sobre el tono adecuado, lo mejor es un enfoque formal y profesional.
Si bien ninguna carta de propuesta garantizará la aceptación, usar una voz activa y una escritura concisa mejora las probabilidades. No use dos o tres palabras, cuando una será suficiente. Las oraciones cortas y simples son mejores que los párrafos largos y complejos. La voz activa retrata la claridad y la confianza, así que evita los verbos «ser» en tu escritura. Evite frases como «si desea» o «puede preferir». Opta por verbos de acción fuertes y llamadas directas a la acción.
El contenido específico para una carta de propuesta variará para cada proyecto y relación comercial. Un error común que cometen los profesionales al escribir la carta de propuesta de portada es repetir o resumir la información contenida en los documentos adjuntos. Tenga en cuenta que la mayoría de los profesionales de negocios tienen un tiempo limitado. Respete el tiempo de su lector y no simplemente repita el contenido de su propuesta. En cambio, escriba su carta con una introducción cara a cara en mente: ¿qué diría o cómo se presentaría en persona antes de entregar un documento de propuesta?
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