Para escribir una carta de reducci?n, normalmente debe comenzar por tener todos los documentos necesarios que necesita para referenciar o incluir, y hacer copias de esos documentos para enviar. Luego, debe comenzar su carta incluyendo la informaci?n de contacto del destinatario, como la oficina del Servicio de Impuestos Internos (IRS) con la que se est? comunicando, y su propio nombre e informaci?n de contacto. La carta debe contener una indicaci?n clara y concisa de los honorarios que se le han cobrado que desea reducir, y la raz?n por la que siente que no deber?a tener que pagar esos cargos. Su carta de reducci?n debe indicar que no actu? por mala voluntad o malicia, y demostrar que desea resolver el problema de manera razonable.
Una carta de reducci?n es una carta escrita a una agencia o compa??a, a menudo el IRS, en un intento de obtener una reducci?n de las multas u otros gastos que la organizaci?n le est? cobrando. Debe incluir varios documentos con su carta, as? que aseg?rese de tener todos los documentos necesarios mientras los escribe y haga copias de esos documentos para enviar con su carta. No env?e documentos originales con su carta de reducci?n, ya que pueden perderse por correo. Debe incluir una copia o referencia de la carta que recibi? que indica lo que debe, incluido un n?mero de caso, si corresponde, y cualquier documentaci?n que tenga para corroborar su motivo de reducci?n.
Su carta de reducci?n debe comenzar con la informaci?n de contacto de la empresa u oficina que est? contactando, seguida de su propia informaci?n de contacto. Si conoce el nombre de una persona en la empresa, como la persona que se contact? con usted o un agente del IRS, entonces debe dirigir su carta de reducci?n a esa persona, de lo contrario puede usar «A quien corresponda». Luego debe indicar claramente que est? solicitando una reducci?n por el monto que se le ha cobrado e indicar la fecha de la carta que se le envi? y su caso o n?mero de cuenta, si est? disponible. La raz?n por la que solicita la reducci?n debe estar claramente indicada y debe ser una raz?n leg?tima, como un desastre natural, una enfermedad grave o la muerte en la familia.
Debe incluir documentaci?n que respalde la raz?n por la que declara en su carta de reducci?n, como fotograf?as del da?o causado por un desastre, una carta del m?dico que verifique su enfermedad o un certificado de defunci?n de un miembro de la familia. Si es posible, debe intentar incluir alguna forma de pago parcial o una solicitud de un plan de pagos a plazos para reembolsar el monto que caus? la multa que desea reducir. Este es un gesto de buena fe que no es estrictamente necesario, pero puede hacer que su reducci?n sea m?s probable que sea aceptada. Debe tener en cuenta que una carta de reducci?n puede ser un documento legal y que el enga?o intencional en dicha carta puede ser motivo de cargos de fraude o perjurio.
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