Para escribir una carta de reducción, normalmente debe comenzar por tener todos los documentos necesarios que necesita para referenciar o incluir, y hacer copias de esos documentos para enviar. Luego, debe comenzar su carta incluyendo la información de contacto del destinatario, como la oficina del Servicio de Impuestos Internos (IRS) con la que se está comunicando, y su propio nombre e información de contacto. La carta debe contener una indicación clara y concisa de los honorarios que se le han cobrado que desea reducir, y la razón por la que siente que no debería tener que pagar esos cargos. Su carta de reducción debe indicar que no actuó por mala voluntad o malicia, y demostrar que desea resolver el problema de manera razonable.
Una carta de reducción es una carta escrita a una agencia o compañía, a menudo el IRS, en un intento de obtener una reducción de las multas u otros gastos que la organización le está cobrando. Debe incluir varios documentos con su carta, así que asegúrese de tener todos los documentos necesarios mientras los escribe y haga copias de esos documentos para enviar con su carta. No envíe documentos originales con su carta de reducción, ya que pueden perderse por correo. Debe incluir una copia o referencia de la carta que recibió que indica lo que debe, incluido un número de caso, si corresponde, y cualquier documentación que tenga para corroborar su motivo de reducción.
Su carta de reducción debe comenzar con la información de contacto de la empresa u oficina que está contactando, seguida de su propia información de contacto. Si conoce el nombre de una persona en la empresa, como la persona que se contactó con usted o un agente del IRS, entonces debe dirigir su carta de reducción a esa persona, de lo contrario puede usar “A quien corresponda”. Luego debe indicar claramente que está solicitando una reducción por el monto que se le ha cobrado e indicar la fecha de la carta que se le envió y su caso o número de cuenta, si está disponible. La razón por la que solicita la reducción debe estar claramente indicada y debe ser una razón legítima, como un desastre natural, una enfermedad grave o la muerte en la familia.
Debe incluir documentación que respalde la razón por la que declara en su carta de reducción, como fotografías del daño causado por un desastre, una carta del médico que verifique su enfermedad o un certificado de defunción de un miembro de la familia. Si es posible, debe intentar incluir alguna forma de pago parcial o una solicitud de un plan de pagos a plazos para reembolsar el monto que causó la multa que desea reducir. Este es un gesto de buena fe que no es estrictamente necesario, pero puede hacer que su reducción sea más probable que sea aceptada. Debe tener en cuenta que una carta de reducción puede ser un documento legal y que el engaño intencional en dicha carta puede ser motivo de cargos de fraude o perjurio.
Inteligente de activos.