Para que el procesamiento de cheques funcione, generalmente hay varias transacciones separadas que tienen lugar. El primer paso en el proceso se produce cuando un cheque ha sido autorizado por la persona o entidad nombrada en la cuenta corriente. El banco que opera la cuenta corriente generalmente confirma el número de ruta bancaria del cheque, el número de cuenta corriente y el monto del cheque suministrado por la persona o entidad. Después de la verificación del cheque, una compañía de procesamiento de pagos reenvía los fondos a la cuenta comercial del comerciante. Mientras que algunos comerciantes tienen sus propios sistemas de procesamiento de cheques, algunos deciden utilizar un sistema de terceros para facilitar la transacción de principio a fin.
Por lo general, una persona o entidad realiza un pago de una de las tres formas mediante un cheque. Cuando una transacción se realiza en persona, el cliente utiliza un cheque en papel que el empleado de la tienda procesa en el acto. En algunas situaciones, los clientes eligen enviar pagos de cheques por correo, con el proceso de transacción funcionando de la misma manera que si el pago se recibiera en persona. Otra forma de pagar una transacción con cheque es a través de una transacción en línea donde el monto de la compra se extrae de la cuenta en función de los números de cuenta de enrutamiento y cuenta corriente.
El proceso es prácticamente el mismo si el pago con un cheque se realiza en persona, por correo o en línea. El número de ruta bancaria, el número de cuenta corriente y el monto de la compra pasan por un sistema electrónico. La transacción de pago generalmente se registra en el extracto bancario del cliente con el número de cheque o un código de identificación que denota que se procesó un pago con cheque electrónico.
El tiempo que tarda el procesamiento de cheques en funcionar puede variar según variables como el comerciante, la institución bancaria y la sofisticación de la transacción de procesamiento. La transacción de procesamiento de cheques generalmente se completa en la cuenta de un cliente dentro de uno a tres días. Sin embargo, este proceso puede llevar más tiempo entre el comerciante y el sistema de terceros.
El procedimiento para procesar cheques generalmente depende de la sofisticación del sistema de procesamiento de cheques. A veces, el monto del pago se procesa al instante. En otros casos, la empresa de procesamiento puede suspender los fondos hasta que se complete la transacción de pago. Para otros sistemas que no procesan la transacción instantáneamente ni retienen fondos, el proceso puede demorar hasta tres días en completarse.
El banco puede autorizar o denegar el pago. Esto podría depender de los acuerdos financieros entre el banco y el cliente. Cuando el cliente y el banco no tienen un acuerdo previo para cubrir los pagos, los fondos insuficientes pueden resultar en un débito contra el comerciante. Por lo general, la compañía de procesamiento de pagos le cobra al comerciante una tarifa por el artículo devuelto.
Algunos clientes pueden tener protección contra sobregiros, lo que autoriza al banco a aprobar un pago, aunque la cuenta no tiene fondos suficientes. Generalmente, los fondos se transfieren desde una cuenta separada para cubrir el monto, junto con tarifas de procesamiento adicionales. El método de procesamiento de cheques generalmente no cambiará desde la perspectiva del sistema de terceros.
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