Muchos trabajadores de oficina, ya sea en casa o en una empresa, tienen una tarea que les resulta difícil: encontrar el tiempo y / o la inclinación para organizar un escritorio. El escritorio de una persona suele ser una isla de individualidad en la oficina, y hacer el esfuerzo de organizar un escritorio puede resultar abrumador. Para organizar un escritorio, una persona debe asegurarse de lo que es realmente necesario, estar dispuesto a deshacerse de lo innecesario e idear un sistema para mantener el escritorio ordenado.
Un obstáculo importante que enfrentan muchas personas cuando intentan organizar un escritorio es la falta de espacio de almacenamiento. Para los trabajadores de oficina que deben mantener registros o material de «bandeja de salida» durante un período de tiempo, el espacio de almacenamiento es fundamental. Sin embargo, si simplemente no se puede adquirir, una buena solución es una caja de almacenamiento ordenada que pueda colocarse discretamente debajo del escritorio. Sin embargo, se debe «eliminar» ocasionalmente para eliminar el material innecesario y dejar espacio para registros más recientes.
Un archivo apilable es una bendición para aquellos con poco espacio de almacenamiento que intentan organizar un escritorio. Un archivo apilable es una serie de plataformas unidas a una sola base. Muchos tienen de seis a ocho plataformas para varias categorías de materiales. Un archivo apilable es una excelente bandeja de entrada, ya que el trabajador puede poner sus manos en archivos específicos más rápidamente. Dado que un archivo apilable es vertical, no ocupa más espacio en el escritorio que una sola bandeja de entrada, lo que lo hace ideal para ahorrar espacio.
Los materiales que se utilizan con más frecuencia deben colocarse más cerca del trabajador. El teléfono, el bolígrafo y el portalápices deben estar a mano, junto con un bloc de notas, para anotar números u otra información. Sin embargo, estos elementos no deben interferir con el uso del teclado o el mouse de la computadora. Un calendario de escritorio pequeño, en lugar de una libreta de calendario, puede ser mejor para aquellos que intentan organizar un escritorio de proporciones más pequeñas. Aquellos con más espacio en el escritorio pueden querer un calendario de escritorio grande.
Siempre debe haber una pequeña caja o archivo disponible para documentos diversos, correo y otros artículos. Sin embargo, debe limpiarse al menos dos veces al mes. Los artículos que no se usan con frecuencia, pero que aún son necesarios, deben dejarse en un cajón del escritorio.
El empleado de oficina debe buscar organizar un escritorio de la manera que le dé la máxima eficiencia. Algunas tiendas de suministros de oficina incluso venden organizadores de escritorio para ayudar a los trabajadores en este propósito. Estos son útiles si el trabajador tiene espacio en el escritorio para acomodar al organizador. Sin embargo, la mejor manera de organizar un escritorio es mantener los efluvios al mínimo. Esto significa desechar todo lo que no se haya usado en más de un mes, o cualquier cosa que sea improbable que se vuelva a usar. Incluso los cajones del escritorio deben limpiarse de vez en cuando. Por mucho que requiera mucho tiempo, organizar un escritorio ahorrará tiempo a largo plazo y ayudará al trabajador a ser más eficiente.