Las actas de las reuniones son un registro escrito de los principales temas cubiertos y las decisiones tomadas durante una reuni?n. En una reuni?n formal de la Junta Directiva, el Secretario de la Junta generalmente es responsable de registrar las actas de la reuni?n, que luego se consideran documentos legales importantes. Muchas reuniones comienzan con una revisi?n de las minutas de la ?ltima reuni?n, que ocupa un lugar destacado en la agenda de la reuni?n. Si los asistentes a la reuni?n acuerdan que esas actas reflejan con precisi?n lo que ocurri? durante la ?ltima reuni?n, entonces se aprueban oficialmente en la reuni?n actual.
Una persona responsable de registrar las actas de la reuni?n a menudo anota puntos importantes a medida que ocurren durante la reuni?n, como qu? temas importantes se discutieron, qu? declaraciones y preguntas importantes se plantearon y por qui?n, y qu? elementos de acci?n o tareas surgieron de la reuni?n y a quien fueron asignados. Estas notas, escritas en forma abreviada, se escriben en un documento formal, a veces por una persona que no es el tomador de notas, y el documento se guarda como un registro del progreso de la reuni?n. La persona designada para tomar actas a veces tambi?n grabar? la reuni?n en una grabadora en lugar de o tomando notas a mano. La cinta se puede conectar a un dict?fono para transcribir la grabaci?n en un documento de actas formales.
Un documento formal de actas de reuniones generalmente comienza indicando el nombre de la empresa u organizaci?n; el lugar, la hora y la fecha de la reuni?n; y una lista de personas presentes en la reuni?n (asistentes). Luego, las minutas deben indicar en forma de p?rrafo o vi?eta qu? temas fueron cubiertos en la reuni?n, escritos en el orden en que fueron discutidos. Cuando un individuo hace un punto importante, el nombre de ese hablante debe atribuirse al punto tal como est? registrado en las actas. Parafrasear el punto del hablante es generalmente aceptable en minutos en lugar de citas literales.
Como no todo lo que se dijo durante una reuni?n puede o debe incluirse en el acta, una buena regla general es garantizar que las decisiones oficiales tomadas y las resoluciones aprobadas por la organizaci?n tengan la m?xima prioridad. Todos los informes financieros o declaraciones que se presentaron durante la reuni?n, o los asuntos legales discutidos, tambi?n deben incluirse en las actas de la reuni?n.
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