El formulario W-9 del Servicio de Impuestos Internos (IRS) se usa generalmente para recopilar información pertinente sobre un contratista independiente o trabajador independiente de los Estados Unidos. Este formulario proporciona una forma oficial para que las empresas y los empresarios aseguren la información de identificación de las personas a las que pagan. Las empresas utilizan la información que recopilan al presentar los formularios requeridos ante el IRS y proporcionar formularios informativos al contratista. Una empresa que contrata a contratistas independientes mantiene uno de estos formularios en el archivo de cada contratista. A veces, las instituciones financieras que pagan intereses y dividendos también utilizan el formulario W-9.
La forma correcta de usar un formulario W-9 depende del rol de la persona que lo usa. Si una empresa contrata a contratistas independientes o autónomos, entrega una copia en blanco del formulario a cada contratista que contrata. Una vez que el contratista lo llena y lo devuelve a la empresa, se guarda en el sistema de archivos de la empresa. Si el contratista se muda o experimenta otros cambios, incluido un cambio de nombre comercial, se supone que debe completar un nuevo W-9.
Si la persona que usa el formulario W-9 es un contratista independiente o un trabajador autónomo, su trabajo es completar el formulario, firmarlo, fecharlo y devolverlo a la empresa que lo solicitó. Esto implica proporcionar su nombre completo tal como aparece en su declaración de impuestos y su nombre comercial oficial, si lo usa. También se supone que el contratista independiente debe seleccionar su tipo de organización empresarial. Por ejemplo, una persona que es el único propietario de su negocio o un trabajador autónomo solitario normalmente marcará la casilla de individuo / propietario único. También hay casillas de verificación para corporaciones, sociedades y compañías de responsabilidad limitada.
A continuación, el contratista proporciona su dirección completa y número de seguro social. Si tiene un número de identificación de empleador (EIN), puede proporcionarlo en lugar de un número de seguro social. Si la persona está exenta de la retención adicional, también marcará la casilla denominada “Beneficiario exento”.
El siguiente paso para completar el formulario W-9 es firmarlo. Cuando una persona firma este formulario, certifica que no está sujeta a retención adicional. Si una persona está sujeta a una retención adicional, la compañía que le paga el dinero retiene el 28 por ciento de su dinero en nombre del IRS. Esto puede ocurrir si hay una discrepancia entre la información proporcionada en el formulario y los registros que tiene el IRS. A una persona también se le puede retener dinero si adeuda impuestos atrasados y se le ha notificado que está sujeta a una retención adicional.