Los términos memoria y almacenamiento de datos a menudo se confunden. Ambos son medios mediante los cuales una computadora guarda los datos que se utilizan para realizar tareas. Como tal, ambos se miden en bytes. Sin embargo, la memoria y el almacenamiento de datos son dos entidades separadas y los términos no deben intercambiarse. La memoria se conoce comúnmente como memoria de acceso aleatorio (RAM), pero también incluye memoria de solo lectura (ROM). El almacenamiento de datos también se denomina espacio en el disco duro.
La principal diferencia entre la memoria y el almacenamiento de datos es su función. El almacenamiento se utiliza para almacenar toda la información de la computadora. Los datos almacenados en el disco duro son permanentes y no se pierden cuando se apaga la computadora. Cuando se elimina un archivo, solo se elimina el acceso a ese archivo, no la información en sí. Esta es la razón por la que los expertos en informática pueden restaurar información en una computadora aunque dicha información haya sido eliminada. Para eliminar permanentemente un archivo, el disco duro debe formatearse o sobrescribirse. Incluso es posible que aunque se haya formateado un disco, un experto aún pueda ver la información. Hay programas disponibles que escriben datos sin sentido sobre la información del disco, haciendo que la información sea ilegible para cualquiera.
La memoria, por otro lado, permite que la computadora acceda rápidamente a los archivos del disco duro. Cuando una computadora ejecuta una aplicación como un procesador de texto, la unidad central de procesamiento (CPU) recupera los datos del disco duro y los carga en la RAM, lo que permite un acceso rápido. La cantidad de RAM que tiene una computadora limita la cantidad de programas que se pueden ejecutar a la vez. Dado que la información almacenada en la RAM se pierde cuando se apaga la computadora, al guardar un archivo en dicha aplicación se escribe la información en el disco duro para que no se pierda.
La ROM se utiliza para almacenar el firmware de arranque, la información que utiliza la computadora para arrancar. El firmware de arranque le dice a la computadora que verifique todos sus sistemas y hardware y abre el sistema operativo de la computadora. La ROM también contiene información que mantiene la computadora y sus diversos accesorios de hardware funcionando correctamente. A diferencia de la RAM, la información almacenada en la ROM no se pierde cuando se apaga la computadora.
Sin embargo, la memoria y el almacenamiento de datos pueden funcionar juntos. Cuando la computadora no tiene suficiente RAM para soportar sus procesos, convierte una parte del disco duro en memoria virtual. La memoria virtual actúa de la misma manera que lo hace la RAM. Sin embargo, dado que es parte del disco duro, el uso de memoria virtual ralentiza la computadora. Una forma de evitar esto es agregar memoria a la computadora enferma. También existen productos conocidos como almacenamiento extraíble, algunos de los cuales son memorias USB y discos compactos (CD), que permiten a los usuarios almacenar archivos y moverlos de una computadora a otra.