Una recepcionista saluda a los clientes, responde llamadas telefónicas, envía cartas y correos electrónicos, y lleva a cabo una amplia variedad de tareas de secretaría. Entre las cualidades recepcionistas más importantes que debe presentar una persona que solicita uno de estos roles están las habilidades interpersonales, administrativas y organizativas. Además, una recepcionista debe ser experta en el uso de software de procesamiento de texto básico y varios tipos de equipos de oficina.
La paciencia y la capacidad de trabajar bajo presión son algunas de las cualidades de recepcionista que debe poseer alguien que trabaja en un lugar ocupado. En muchos casos, los recepcionistas son los primeros representantes de una empresa que los clientes externos pueden conocer. Por lo tanto, las personas en estos roles tienen que manejar los problemas de servicio al cliente. Además, si bien una recepcionista puede tomar mensajes o realizar trabajos en nombre de otras personas, nadie desvía a los clientes de la persona en este rol y algunas personas luchan por mantener altos niveles de servicio al cliente cuando se enfrentan a un mayor número de clientes.
Además de administrar los horarios, una recepcionista puede tener que programar citas y realizar un seguimiento de los mensajes, correos y correos electrónicos en nombre de varias otras personas. Por lo tanto, las buenas habilidades organizativas se encuentran entre las cualidades recepcionistas que son de suma importancia. Las personas empleadas en estos roles a menudo usan listas de verificación diarias, diarios o calendarios para realizar un seguimiento de la información y las tareas. Muchas recepcionistas exitosas manejan su horario diario para que las tareas complicadas se lleven a cabo durante los momentos lentos del día, mientras que los problemas menos complejos se abordan durante los períodos ocupados.
Por lo general, las personas empleadas en funciones administrativas tienen que usar sistemas de correo electrónico, sitios web de Internet y paquetes de procesamiento de textos. Si bien algunos de estos programas están comúnmente disponibles y utilizados por muchas empresas, otros son sistemas internos que se han adaptado a las necesidades de una empresa en particular. Las cualidades de recepcionista deseadas que se detallan en las ofertas de trabajo a menudo incluyen la capacidad técnica y la voluntad de aprender a usar nuevos sistemas y tipos de software.
Una recepcionista empleada en un consultorio médico u otro tipo de centro médico debe ser capaz de recopilar rápidamente información potencialmente crítica de médicos y pacientes y transmitirla de manera coherente a otras partes relevantes. Esta persona debe poder comunicarse de manera fácil y clara tanto por teléfono como en persona. Los errores cometidos por recepcionistas pueden resultar costosos en muchas industrias diferentes, por lo que un ojo para los detalles y la capacidad de escribir o transmitir información de manera eficiente sin cometer errores pueden ser cualidades esenciales de recepcionista.