Una recepcionista saluda a los clientes, responde llamadas telef?nicas, env?a cartas y correos electr?nicos, y lleva a cabo una amplia variedad de tareas de secretar?a. Entre las cualidades recepcionistas m?s importantes que debe presentar una persona que solicita uno de estos roles est?n las habilidades interpersonales, administrativas y organizativas. Adem?s, una recepcionista debe ser experta en el uso de software de procesamiento de texto b?sico y varios tipos de equipos de oficina.
La paciencia y la capacidad de trabajar bajo presi?n son algunas de las cualidades de recepcionista que debe poseer alguien que trabaja en un lugar ocupado. En muchos casos, los recepcionistas son los primeros representantes de una empresa que los clientes externos pueden conocer. Por lo tanto, las personas en estos roles tienen que manejar los problemas de servicio al cliente. Adem?s, si bien una recepcionista puede tomar mensajes o realizar trabajos en nombre de otras personas, nadie desv?a a los clientes de la persona en este rol y algunas personas luchan por mantener altos niveles de servicio al cliente cuando se enfrentan a un mayor n?mero de clientes.
Adem?s de administrar los horarios, una recepcionista puede tener que programar citas y realizar un seguimiento de los mensajes, correos y correos electr?nicos en nombre de varias otras personas. Por lo tanto, las buenas habilidades organizativas se encuentran entre las cualidades recepcionistas que son de suma importancia. Las personas empleadas en estos roles a menudo usan listas de verificaci?n diarias, diarios o calendarios para realizar un seguimiento de la informaci?n y las tareas. Muchas recepcionistas exitosas manejan su horario diario para que las tareas complicadas se lleven a cabo durante los momentos lentos del d?a, mientras que los problemas menos complejos se abordan durante los per?odos ocupados.
Por lo general, las personas empleadas en funciones administrativas tienen que usar sistemas de correo electr?nico, sitios web de Internet y paquetes de procesamiento de textos. Si bien algunos de estos programas est?n com?nmente disponibles y utilizados por muchas empresas, otros son sistemas internos que se han adaptado a las necesidades de una empresa en particular. Las cualidades de recepcionista deseadas que se detallan en las ofertas de trabajo a menudo incluyen la capacidad t?cnica y la voluntad de aprender a usar nuevos sistemas y tipos de software.
Una recepcionista empleada en un consultorio m?dico u otro tipo de centro m?dico debe ser capaz de recopilar r?pidamente informaci?n potencialmente cr?tica de m?dicos y pacientes y transmitirla de manera coherente a otras partes relevantes. Esta persona debe poder comunicarse de manera f?cil y clara tanto por tel?fono como en persona. Los errores cometidos por recepcionistas pueden resultar costosos en muchas industrias diferentes, por lo que un ojo para los detalles y la capacidad de escribir o transmitir informaci?n de manera eficiente sin cometer errores pueden ser cualidades esenciales de recepcionista.