Un asistente administrativo puede trabajar directamente bajo un administrador superior o puede trabajar como asistente de un equipo de administradores. Esta posición existe en muchos campos e industrias, desde el diseño militar hasta el arquitectónico. Las responsabilidades del asistente administrativo a menudo incluyen tareas administrativas, pero pueden involucrar tareas más especializadas en ciertas industrias.
Pasar mucho tiempo en la computadora a menudo es parte del trabajo de un asistente administrativo. Es probable que escriba mucho. Los documentos que puede escribir podrían incluir informes o correspondencia de un administrador superior a un tercero. A veces, puede escribir a partir de borradores o notas que se le proporcionan. En otras ocasiones, se le puede pedir que escriba los materiales ella misma.
Las responsabilidades del asistente administrativo también pueden incluir la revisión del trabajo producido por otros. Algunos administradores superiores requieren que sus asistentes administrativos lean documentos e informes escritos por otros miembros del personal. Puede ser necesario que el asistente administrativo resalte errores o áreas donde el lenguaje es demasiado técnico para una audiencia general.
Responder a solicitudes, consultas y quejas también puede estar entre la lista de responsabilidades del asistente administrativo. Los administradores superiores a menudo están demasiado ocupados para comunicarse con todos los que necesitan atención. Sus asistentes generalmente los alivian de estas cargas respondiendo a correos electrónicos, revisando llamadas y leyendo su correo.
La programación es otra tarea comúnmente asignada a un asistente administrativo. Muchos administradores superiores confían en sus asistentes para mantenerlos organizados. A menudo, el asistente es quien programa reuniones, citas y entrevistas. Aunque el administrador superior es su superior, el asistente puede tener que sugerir encarecidamente que ciertas actividades se realicen en un momento determinado o se pospongan hasta una fecha posterior.
Como un administrador principal no puede estar en todas partes donde necesita estar, las responsabilidades de asistente administrativo pueden incluir actuar como sustituto. Es común que se requiera que los asistentes administrativos asistan a las reuniones y luego informen al administrador principal. El asistente también puede tener que conocer a ciertos clientes o socios comerciales. Ella puede estar facultada para tomar algunas decisiones en nombre de su superior o simplemente se le puede pedir que transmita los puntos destacados de la discusión.
Un asistente administrativo también puede descubrir que tiene que investigar mucho. Esto podría ser una parte regular de sus deberes o una solicitud ocasional. Los administradores superiores a menudo son responsables de varios informes, proyectos y propuestas que deben completarse en ciertos plazos. Puede ser imposible para ellos recopilar toda la información que necesitan y componer los materiales requeridos.
Otras responsabilidades de asistente administrativo pueden parecer tareas serviles. Cuando hay reuniones de la junta, un asistente administrativo puede tener que organizar el almuerzo. Se le puede pedir que prepare o traiga café cuando sea necesario. También se le pueden asignar tareas como ir a la oficina de correos, firmar entregas y archivar.
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