La facturación de reembolso es un proceso de presentación de un reclamo a través del cual el reclamante recibe una compensación monetaria por los gastos pagados por él. Tradicionalmente, el reembolso era manejado por el departamento financiero de una empresa, pero a medida que aumentaban los volúmenes de trabajo, el proceso cambiaba. La mejora se produjo durante un período de tiempo al confiar la tarea a los servicios de reembolso, una rama especializada compuesta por personas altamente capacitadas. Es obligatorio que dicho servicio esté al tanto de los diversos procedimientos y requisitos legales involucrados en la facturación de reembolso, por lo que puede funcionar como una entidad independiente separada del departamento de finanzas o incluso de la propia empresa.
El proceso de facturación de reembolso se pone en marcha cuando el reclamante presenta un formulario solicitando compensación. Este reclamo debe cumplir con el formato reconocido y aprobado por la compañía y por las agencias gubernamentales para ser considerado legal. Los requisitos adicionales al presentar un reclamo son la documentación adecuada y la precisión de la información. Para garantizar un reembolso rápido de los fondos, todos los gastos mencionados en la factura normalmente se convierten primero en códigos de reembolso universales para facilitar la interpretación.
Cuando la facturación de reembolso se aplica dentro del campo médico, es realizada por una agencia especializada conocida como técnico de reembolso médico. La descripción del trabajo de dicha persona implica verificar todos los aspectos relacionados con el seguro del reclamo, como la inscripción, la verificación y la autorización. Otras funciones relacionadas implican actividades como la programación, codificación, facturación y conciliación de importes al realizar cobros. Las reclamaciones para la facturación de reembolso generalmente son presentadas por las compañías de seguros y los envíos pueden realizarse en línea, por correo o incluso por fax. Alternativamente, las empresas también tienen la opción de contratar los servicios de un especialista en facturación médica independiente.
Una de las facetas más importantes de la facturación de reembolsos es hacer un seguimiento con los deudores, ya que esta es la única forma de evitar que un reclamo se convierta en moroso o incobrable. Mientras se preparan las reclamaciones, generalmente es estándar dar prioridad a las reclamaciones más grandes y someterlas a una verificación de reconocimiento para poder identificar errores administrativos y otros tipos de información mal transcrita. En consecuencia, las presentaciones realizadas después de la corrección de errores erróneos a menudo pueden ser mucho más difíciles de recopilar, especialmente si el estatuto de limitaciones local ha expirado sobre el derecho a iniciar acciones civiles. A lo largo del proceso de facturación de reembolso, hay obstáculos constantes que los agentes deben superar para garantizar que la empresa no tenga este tipo de problemas.
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