La contabilización en los libros de contabilidad es la actividad contable en la que los contadores registran las transacciones comerciales en los libros financieros de una empresa. En realidad, no hay muchas maneras diferentes de contabilizar las transacciones contables. Todos los métodos esencialmente hacen lo mismo, aunque el formato escrito puede ser un poco diferente. El uso de software de contabilidad electrónica a menudo tiene diferentes métodos de contabilización en libros mayores, aunque la mayor diferencia radica en cómo lo hace un contador y no en el resultado final. Las transacciones contables precisas son una de las principales columnas de un sistema de información contable.
El método clásico de publicar en libros de contabilidad es crear una entrada de diario escrita a mano. En todas las entradas del diario, los débitos son lo primero, en la parte superior de la entrada, con los créditos en segundo lugar. La entrada del diario necesita una fecha, un número de cuenta y un nombre para las líneas de débito y crédito y una cifra en dólares para cada débito y crédito. Una breve descripción va debajo de la última línea de crédito en la entrada. Una vez escrito por sí solo, un contador actualiza cada cuenta para los montos en dólares en la entrada, escribiendo a mano la entrada en los libros de contabilidad en un sistema de contabilidad manual.
Los sistemas de contabilidad manual son a menudo tediosos para actualizar cuando se contabilizan en libros mayores. Tradicionalmente, una empresa tendría muchos libros de contabilidad y diarios en papel diferentes en el sistema. Los contadores tendrían que encontrar los libros necesarios y luego escribir la entrada en cada uno de manera clara y precisa. Hoy, un sistema de contabilidad manual puede referirse a una serie de hojas de cálculo que no tienen un único punto de entrada de datos, como el software de contabilidad. Las hojas de cálculo también pueden ser difíciles de mantener manualmente.
El uso de software de contabilidad para mantener los libros de una empresa puede parecer más fácil de mantener cuando se publica en libros mayores. Una pantalla de entrada de diario está disponible para la mayoría de los sistemas y requiere la misma información básica que una entrada de diario manual, la fecha, el número de cuenta y el nombre de las líneas de débito y crédito y una cifra en dólares para cada débito y crédito. Sin embargo, un problema importante proviene de los datos inexactos ingresados en el sistema de contabilidad. No existen diarios o diarios físicos, por lo que los errores deben ser rastreados electrónicamente y corregidos utilizando el sistema. No existe un procedimiento simple de borrado y reescritura en muchos casos, lo que puede dificultar la realización de correcciones importantes.
La mayoría de los sistemas de contabilidad funcionan con un método perpetuo. Cada transacción contable entra en los diarios y libros de contabilidad a medida que ocurren. Publicar en los libros de contabilidad, por lo tanto, es una de las tareas contables más comunes. Las grandes organizaciones pueden tener cientos, incluso miles, de transacciones mensuales. Deben existir controles internos para garantizar que las transacciones precisas y relevantes se registren de manera oportuna.
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