Cuando las personas hablan de la oficina principal, se refieren a todas las funciones dentro de una organizaci?n que incluyen el contacto directo con los clientes. Por ejemplo, la oficina de recepci?n de un hotel describe al conserje y los trabajadores de escritorio que hacen reservas y aceptan pagos. La oficina principal puede entenderse m?s f?cilmente en comparaci?n con las tareas administrativas, que incluyen contabilidad, recursos humanos y otras funciones que pueden contribuir a la calidad del servicio al cliente, pero que los clientes rara vez ven. Algunos de los procedimientos de recepci?n m?s comunes son las comunicaciones, la documentaci?n y las transacciones financieras o de ventas.
La comunicaci?n es uno de los procedimientos de front office m?s esenciales que se encuentran en casi todos los escenarios de front office. Cuando las recepcionistas de los consultorios m?dicos hablan por tel?fono con los pacientes o saludan a los pacientes cuando entran en un consultorio, por ejemplo, realizan tareas de comunicaci?n. En el comercio minorista, las tareas de comunicaci?n ocurren cuando los representantes de ventas ayudan a los clientes a encontrar los art?culos que est?n comprando.
La documentaci?n es otro de los procedimientos m?s importantes en la oficina principal. En resumen, este es el proceso de registrar lo que sucede en una oficina principal. Los trabajadores de recepci?n en un hotel, por ejemplo, son responsables de realizar un seguimiento de qui?n hace las reservas, qui?n se registra y qui?n se retira. Por lo general, almacenan esta informaci?n en bases de datos para poder saber cu?ntas habitaciones est?n abiertas y cu?ndo pueden planificar la contrataci?n de personal para la mayor?a de los clientes.
Los procedimientos de front office que incluyen ventas y transacciones financieras generalmente se documentan y se transmiten digitalmente a los departamentos de back office, como finanzas y contabilidad. En el comercio minorista, muchos trabajadores de oficina usan cajas registradoras que calculan los totales diarios. Los profesionales que trabajan en consultorios m?dicos pueden tener que tomar la informaci?n del seguro. En algunos casos, tambi?n podr?an tener que estar familiarizados con la codificaci?n m?dica.
Como en la mayor?a de los aspectos de los negocios, la administraci?n es un proceso importante. Los gerentes normalmente supervisan todos los procedimientos de oficina y se aseguran de que los trabajadores realicen sus tareas correctamente. Tambi?n pueden capacitar a los trabajadores de la oficina principal y cambiar los procedimientos de la oficina principal para enfrentar nuevos desaf?os.
Muchos gerentes creen que los procedimientos de recepci?n deben desarrollarse continuamente. En lugar de depender de modelos o estrategias porque son familiares, muchos gerentes optan por analizar cada nuevo desaf?o y adoptar soluciones. Por ejemplo, si un gerente de hotel encuentra que un sistema de reserva es demasiado lento y que los trabajadores de escritorio no pueden ayudar a los clientes lo suficientemente r?pido, ?l o ella podr?a buscar nuevos sistemas que sean rentables. Un gerente tambi?n puede observar el comportamiento de los empleados de recepci?n y realizar sesiones de capacitaci?n peri?dicas para mejorar las comunicaciones con los clientes.