En general, la gestión de impresión se refiere a la administración, supervisión y mantenimiento del hardware de la impresora, el software de la impresora y los servicios de documentos. Los servicios de administración de impresión que se ofrecen a las empresas pueden incluir hardware, software y control de documentos o alguna combinación de ellos. Las empresas que ofrecen estos servicios generalmente brindan opciones en el sitio, en línea, remotas y bajo demanda para sus clientes. Un servicio de administración de impresión puede ser beneficioso para una empresa al reducir los costos relacionados con las impresoras, aumentar la productividad, minimizar los errores y optimizar los proyectos.
Las opciones en el lugar que ofrecen las empresas de administración de impresoras generalmente incluyen técnicos capacitados que pueden brindar soporte dedicado a un grupo de clientes en una región. Los clientes suelen llamar a un centro de servicio para solicitar asistencia sobre problemas de hardware o software. Por lo general, el técnico primero intenta solucionar el problema con el cliente por teléfono. Si el problema no se resuelve fácilmente, el técnico normalmente visita el sitio. El servicio in situ suele estar disponible para problemas de hardware y software, pero no para la gestión de documentos. Si bien algunas ventajas del servicio in situ pueden ser la atención a los detalles y la atención al cliente adaptada al cliente, las desventajas suelen ser un mayor costo del servicio y tiempos de espera más prolongados para resolver un problema.
Muchas empresas también ofrecen servicios de gestión de impresión en línea a sus clientes. Los servicios en línea para el software de la impresora y la gestión de documentos suelen combinarse con el soporte técnico in situ para problemas de hardware. En el caso de problemas de software, un cliente con soporte en línea generalmente inicia sesión en una cuenta preexistente e inicia una solicitud que luego se responde a través de chat en vivo o correo electrónico.
Para la gestión de documentos, los clientes normalmente pueden iniciar sesión en su cuenta, pedir los documentos que desean imprimir, cargar los materiales necesarios para producir el documento y luego pagar por el producto. Por lo general, el producto se entrega a la empresa en unos pocos días hábiles. Los servicios de administración de impresión en línea suelen ser una opción atractiva para las grandes empresas que pueden tener períodos de flujo de trabajo intensos y pueden utilizar la asistencia adicional para completar proyectos cruciales. A menudo, puede resultar más barato subcontratar el trabajo de impresión en lugar de pagar recursos y personal adicionales para completar el trabajo en la empresa.
Los servicios remotos para la gestión de la impresión generalmente implican soporte de hardware y software de impresora para impresoras en red en grandes empresas. La empresa de servicios normalmente instala software de supervisión en la red informática de la empresa. El software normalmente comprueba si hay errores de hardware o mal funcionamiento mientras supervisa los niveles de tóner de la impresora y el uso del cliente. Los servicios de administración de impresión remota varían según el software utilizado y el nivel de control que tome la empresa de servicios. Si el nivel de control sobre los recursos de impresión de una empresa es demasiado alto, los clientes pueden sentirse frustrados e insatisfechos con el servicio.
Las empresas que tienen servicios de gestión de impresión bajo demanda suelen tener un software especial instalado en sus impresoras en red. Al utilizar el software, pueden solicitar asistencia para el software de la impresora y servicios de gestión de documentos. El soporte bajo demanda suele ser más caro porque es esencialmente un servicio remoto dedicado. Por lo general, las grandes empresas con mayores necesidades de impresión utilizan servicios bajo demanda. Las empresas con muchos proyectos cruciales que deben completarse en plazos cortos pueden beneficiarse especialmente de una solución bajo demanda.