Hay docenas de programas de software para reuniones web, pero cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Por ejemplo, algunos programas permiten la navegación compartida, el soporte de audio avanzado y la transferencia de archivos de una computadora a otra. Sin embargo, algo más importante que las características funcionales es la compatibilidad del sistema operativo. Hay programas de software para reuniones web para
Microsoft®, Linux® y Mac OS®, algunos de los cuales no son compatibles entre sí. Por último, estos programas pueden ser gratuitos o pagados con tarifas únicas o mensuales, y la cantidad de personas que usan el programa a la vez tiene un límite.
Algunos tipos de software para reuniones web tienen más funciones que otros. La navegación compartida, por ejemplo, es una característica popular que permite al usuario principal de la computadora hacer clic en el enlace de un sitio web y se muestran los resultados a todos los participantes de la conferencia. Algunos programas también permiten la transferencia de archivos sin tener que salir de la reunión web porque la interfaz está diseñada para enviar archivos rápidamente. Una característica que está creciendo en demanda es la compatibilidad con teléfonos inteligentes, que permite a una persona asistir a una videoconferencia web a través de un teléfono móvil.
No todo el software de reuniones web es compatible con todos los sistemas operativos de las computadoras. Si el organizador de la reunión elige un programa exclusivo de Microsoft®, todas las personas con Mac OS® y Linux® quedan excluidas de la reunión debido a la incompatibilidad del sistema. Sin embargo, muchos programas de software para reuniones en línea son compatibles con los sistemas operativos informáticos más populares, como Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® e IBM Lotus Sametime Unyte®.
Si bien algunos programas de software para reuniones web están disponibles de forma gratuita, muchas empresas optan por cobrar por el servicio. A veces, las tarifas están estructuradas de modo que las pequeñas empresas con pocos empleados paguen mucho menos que las empresas que desean reunirse con cientos de personas. Por ejemplo, una conferencia ilimitada con 15 personas puede ser un tercio del costo de una conferencia con 100 personas. Estas tarifas no siempre están disponibles de inmediato, y se puede obtener una cotización personalizada llamando o enviando un correo electrónico a la empresa.
Encontrar un programa de software de reuniones web económico que pueda manejar todos los sistemas operativos y tenga todas las funciones deseadas puede ser una tarea abrumadora. Generalmente, un software muy pulido con buenas características y una alta capacidad no tiene un costo bajo. Este costo podría compensarse con viajes reducidos, ya que la empresa ya no necesitará enviar a los empleados a cientos de millas de distancia y reembolsarles el pasaje aéreo, la comida y el alojamiento.