Cuando las empresas u otras organizaciones desean organizar una reuni?n de profesionales de eventos, la mayor?a contrata a un coordinador de reuniones, tambi?n conocido como coordinador de conferencias o planificador de eventos, para supervisar los detalles. En general, los trabajos de coordinador de reuniones son responsables de la planificaci?n y organizaci?n de los detalles previos a la fecha del evento. El aspecto de planificaci?n puede requerir que los coordinadores de reuniones cubran una amplia gama de tareas. La organizaci?n es generalmente una habilidad importante ya que los trabajos de coordinador de reuniones deben determinar el formato apropiado en funci?n de los objetivos de la entidad organizadora.
Los coordinadores de la conferencia son responsables de planificar varios pasos detallados de un evento. Estos pasos generalmente incluyen seleccionar un sitio para organizar el evento y contactar a los presentadores. Otros pasos previos a la fecha del evento pueden incluir la organizaci?n de comidas y la preparaci?n de materiales para la conferencia.
El tama?o del evento puede determinar el nivel de tareas que deben cumplir aquellos con trabajos de coordinador de reuni?n. Los eventos a gran escala a menudo requieren muchos pasos log?sticos importantes para garantizar que no se pasen por alto los detalles. Tales detalles importantes incluyen asegurar a los presentadores y confirmar la disponibilidad del sitio. Los eventos peque?os, como una reuni?n para un departamento, pueden implicar tareas para menos asistentes dentro de la empresa. Estas tareas podr?an incluir reservar un espacio para reuniones, enviar invitaciones electr?nicas a los empleados para que asistan, ordenar comidas y asegurar las necesidades audiovisuales.
Perteneciente al sitio del evento, los coordinadores de la reuni?n pueden trabajar en estrecha colaboraci?n con un representante del lugar. Esta interacci?n normalmente se requiere para determinar si el lugar puede acomodar la fecha, el n?mero de asistentes, las comidas, el equipo audiovisual y cualquier otra necesidad. Otra responsabilidad para esta tarea incluye asegurar un acuerdo de contrato con el representante del sitio del evento.
Una vez que el lugar est? asegurado, el planificador de eventos comienza a organizar los detalles restantes del evento. Esto puede incluir la preparaci?n de materiales para la conferencia. Algunos trabajos de coordinador de reuniones tambi?n son responsables de comunicarse con los presentadores para determinar necesidades tales como arreglos de viaje, ayudas de presentaci?n y un estipendio para la participaci?n.
La preparaci?n para la fecha del evento generalmente requiere la administraci?n de detalles antes y durante el evento. Antes del evento, los coordinadores de reuniones asegurar?n el alojamiento en el hotel para los presentadores y preparar?n materiales para la conferencia, por ejemplo. Durante el evento, la mayor?a de las tareas implican manejar el registro de asistentes y garantizar que las salas de reuniones est?n listas antes del inicio de una sesi?n.
Al final del evento, los coordinadores de la reuni?n pueden necesitar evaluar el ?xito del evento. Por lo general, los asistentes y presentadores reciben encuestas para proporcionar comentarios sobre todos los aspectos del evento. Esto puede ayudar al coordinador de la reuni?n a hacer los arreglos para un evento futuro.
Dentro de algunas empresas, los trabajos de coordinador de reuniones tambi?n pueden requerir la supervisi?n de los costos asociados con el evento. Los coordinadores de reuniones pueden necesitar pronosticar los costos y asegurar que los gastos se mantengan dentro del presupuesto. Estos costos generalmente incluyen el pago a los presentadores, la restauraci?n y el cumplimiento del contrato del lugar.