La planificación de seminarios es el proceso de organizar todas las actividades necesarias para celebrar un seminario exitoso. Dichos seminarios pueden durar unas pocas horas o pueden durar varios días. Los consejos para una planificación eficaz del seminario incluyen la creación de un alcance de trabajo claramente definido, la creación de un plan de contingencia, la elección de proveedores con cuidado, el equilibrio entre las actividades y el recuerdo de realizar una revisión posterior al evento.
Un «ámbito de trabajo» es un documento o serie de documentos que detallan todos los requisitos de un proyecto. Este tipo de documento es esencial para la planificación efectiva del seminario porque ayuda a prevenir problemas y gastos inesperados. El alcance del trabajo para un seminario debe incluir requisitos de espacio para reuniones, entretenimiento, gastronomía y tecnología, así como requisitos de seguro y alojamiento, si es necesario. También puede incluir información sobre los oradores y sus gastos y requisitos asociados.
Si bien un alcance integral de trabajo puede ayudar a crear un evento fluido, aún pueden surgir problemas inesperados. Una parte a menudo pasada por alto pero importante de la planificación de seminarios es la planificación de contingencia. Este proceso implica analizar todo el plan, identificar los puntos más probables en los que algo podría salir mal y desarrollar un plan para hacer frente a posibles problemas. Por ejemplo, si el plan incluye una cena con un DJ y baile, el planificador debe preparar una lista de DJ alternativos en un rango de precios similar para que esté preparado en caso de que el DJ contratado no cumpla.
Elegir proveedores cuidadosamente puede ayudar con muchos de los desafíos tradicionalmente asociados con la planificación de seminarios. Los planificadores deben comparar los precios y la calidad de varios proveedores y pueden solicitar referencias de sus mejores opciones. Para los proveedores como empresas de catering, también es aconsejable exigir un seguro de responsabilidad civil. Los planificadores de seminarios a menudo mantienen una lista de proveedores que han tenido un buen desempeño en el pasado para que puedan usarlos para eventos futuros.
La planificación efectiva del seminario también requiere una sensación de equilibrio. Deben tenerse en cuenta todas las actividades necesarias, como clases, eventos de entretenimiento y tiempos de descanso, para utilizar el tiempo disponible de manera eficiente. Las sesiones largas deben incluir baños o pausas telefónicas y deben realizarse cerca de las instalaciones necesarias. Se debe permitir suficiente tiempo entre las actividades para que los participantes puedan ir de un área a otra sin perder nada.
La planificación de seminarios a menudo comienza con el análisis posterior al evento de un seminario anterior. Esto es especialmente cierto en eventos recurrentes o anuales. El análisis de los éxitos y fracasos de un seminario puede proporcionar información valiosa que hará que los futuros seminarios funcionen sin problemas.