El presupuesto de base cero representa un proceso en el que una empresa o agencia gubernamental creará un presupuesto con límites específicos anualmente. Esto es diferente del presupuesto incremental, en el que se utiliza el presupuesto de un año anterior y se agrega un aumento porcentual a los límites máximos. El presupuesto base cero comienza cada categoría en cero y proporcionará un límite de gasto basado en los gastos necesarios de la empresa o agencia gubernamental. Las ventajas incluyen una mayor moderación, derechos reducidos y debates sobre el presupuesto abierto. Las desventajas pueden ser un mayor tiempo para planificar presupuestos o una solución inadecuada para los problemas de gasto.
Colocar restricciones en el proceso presupuestario puede ayudar a garantizar que no ingresen residuos en el presupuesto. A menudo llamado holgura presupuestaria, el desperdicio aumenta el límite de gasto presupuestario para ciertas categorías. Los gerentes pueden “mejorar” el rendimiento de su presupuesto al no alcanzar este límite de gasto. Esto ocurre porque el gerente no tiene la intención de gastar la cantidad de dinero que figura en el presupuesto, creando una falsa sensación de rendimiento. El presupuesto de base cero aumenta las restricciones sobre este comportamiento porque los gerentes deberán proporcionar gastos documentados para cada área.
Reducir los derechos es otro beneficio del presupuesto base cero. Muchas agencias gubernamentales tienen incrementos anuales a los programas de derecho que requieren aumentos de presupuesto correspondientes. Esto puede resultar en un gasto excesivo con pocos análisis realizados para determinar si el programa de derechos funciona de manera efectiva. Comenzar desde cero cada año para el proceso presupuestario obliga a un análisis del programa para determinar cuánto dinero necesita el programa para mantenerse a flote. Solo se tendrán en cuenta los aumentos justificados al establecer los límites actuales del presupuesto cada año.
Las dos ventajas anteriores conducen a la tercera ventaja de presupuesto de base cero: discusión abierta. Cuando las personas en una empresa o gobierno deben discutir activamente las restricciones o los límites de gasto anual, generalmente surgen discusiones y debates. Esto permite que todos tengan voz en el proceso presupuestario, incluidos los empleados de nivel inferior. Una discusión más abierta también puede conducir a mejoras en el presupuesto y reducir el gasto de implementar nuevas ideas.
Las desventajas específicas del proceso de presupuestación de base cero incluyen grandes cantidades de tiempo dedicado a la presupuestación y soluciones largas a problemas simples. Permitir una discusión abierta sobre el proceso presupuestario también puede dar lugar a que todos tengan una opinión diferente. Esto puede conducir a discusiones y debates que restan valor a la creación de un presupuesto. Discutir sobre proyectos favoritos es un ejemplo de problemas de discusión abierta en el proceso presupuestario.
Crear un proceso presupuestario importante para problemas simples también puede ser un problema. No todos los asuntos comerciales requerirán un presupuesto, y las decisiones simples desproporcionadas pueden llevar a la inclusión en la discusión del presupuesto. Esto alargará y disminuirá el enfoque de encontrar una solución de gasto simple para un problema.
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