El uso compartido de escritorio es una tecnología en línea que permite acceder al escritorio de una computadora desde una ubicación remota. En algunas aplicaciones, el acceso permite al usuario hacerse con el control de la computadora remota, haciendo uso de cualquiera de los recursos que se encuentran en el disco duro. Una aplicación ligeramente diferente permite a los usuarios remotos ver el escritorio y observar lo que está sucediendo, pero no la capacidad de controlar el escritorio en sí.
El uso compartido básico de escritorio hace posible que los viajeros de negocios utilicen Internet para acceder a una computadora de escritorio en la oficina. El proceso requiere software que se carga en el disco duro de la computadora en el punto de terminación. Al usar una computadora portátil remota u otra computadora para navegar a una dirección web específica que funciona como un portal de acceso, es posible usar un conjunto de credenciales de inicio de sesión para llegar al escritorio. Desde allí, el usuario puede acceder a cualquiera de las funciones del sistema, lo que permite recuperar documentos, consultar el correo electrónico y, en general, hacer cualquier cosa que pudiera hacerse si el usuario estuviera sentado frente al sistema de escritorio.
Este tipo de comunicaciones multimedia ha demostrado ser una herramienta comercial extremadamente útil. El acceso remoto permite recuperar presentaciones de ventas, hojas de cálculo y otros documentos con facilidad. Además de ver los documentos, el usuario remoto también puede abrir un programa de correo electrónico, adjuntar el documento necesario y reenviarlo a cualquier dirección de correo electrónico deseada. En términos de permitir al personal de ventas y otras personas que viajan, esta capacidad de recuperar documentos desde cualquier lugar elimina el gasto asociado con los servicios de mensajería de emergencia, al tiempo que permite que los profesionales de negocios funcionen con mayor facilidad mientras están fuera de la oficina.
Una aplicación común del uso compartido de escritorio moderno se encuentra en las conferencias web. Hoy en día, muchas herramientas de conferencias web permiten al moderador de la conferencia compartir su escritorio con otras personas que asisten a la conferencia a través de Internet. Esto ayuda a eliminar la necesidad de cargar varios tipos de documentos electrónicos en un servidor y hacer que los asistentes accedan y descarguen esos documentos antes de la reunión. Dado que los asistentes están viendo un escritorio remoto bajo el control del moderador, no es necesario que cuenten con un software que les permita abrir ese tipo de documentos, un beneficio que puede ser especialmente importante en los tratos comerciales internacionales.
Con algunas herramientas para compartir el escritorio, el moderador de una conferencia web también tiene la capacidad de permitir la colaboración remota pasando el control del escritorio a otro asistente de la conferencia. Esto puede ser un beneficio cuando varias personas en distintas ubicaciones geográficas están trabajando juntas en el texto de una propuesta o creando algún tipo de presentación para un próximo evento. Las herramientas de este tipo generalmente se configuran para que el moderador pueda recuperar el control del escritorio cuando y como desee.
Hoy en día, existen herramientas gratuitas para compartir escritorio, así como programas de pago. Las opciones gratuitas tienden a ser algo limitadas en su funcionalidad, mientras que los programas de pago ofrecen una amplia gama de características que mejoran la función general de la herramienta. Muchos de los programas de uso compartido de escritorio de pago son extremadamente asequibles, lo que facilita tanto a las personas como a las empresas el uso de las herramientas.