Como una forma de agregar datos visuales a una audioconferencia, la conferencia web ofrece un medio relativamente económico de crear un entorno de trabajo virtual con personas de toda la ciudad o del mundo. A continuación, se incluyen algunos conceptos básicos sobre la tecnología, las opciones y las aplicaciones de las conferencias web.
Concebida como un servicio complementario a las audioconferencias, las conferencias web se comercializaron por primera vez en el mercado masivo durante la década de 1990. Antes de ese momento, las conferencias web se consideraban un servicio premium que solo las empresas y organizaciones más prósperas podían permitirse utilizar. Sin embargo, los avances tecnológicos a fines de la década de 1980 hicieron evidente que Internet podría admitir un entorno simple para compartir presentaciones que sería una forma ideal de compartir gráficos, hojas de trabajo y otros datos con personas mientras se siguen utilizando las audioconferencias para la comunicación verbal.
Las primeras conferencias web dependían en gran medida de cargar y almacenar en caché una aplicación en el disco duro de cada persona que estaba programada para participar en una reunión web. La carga incluiría archivos que se utilizarían durante la reunión. En efecto, el autor o líder de la conferencia accedería a esos archivos durante la conferencia y controlaría su visualización durante la reunión.
Sin embargo, muchas personas se opusieron a este enfoque, ya que la información patentada ahora se alojaba en varios discos duros. El líder de la conferencia tuvo que confiar en la generosidad de los asistentes para eliminar archivos confidenciales del disco duro después de la reunión. Con el tiempo, la tecnología se mejoró para permitir la eliminación automática de los archivos una vez finalizada la conferencia. Hasta el día de hoy, todavía hay proveedores de conferencias web que requieren que los asistentes inicien sesión al menos treinta minutos antes de las reuniones en vivo y pasen por este proceso de carga.
A principios de la década de 1990, comenzaron a existir soluciones alternativas a las presentaciones web. Un tipo de servicio dependía en gran medida del uso de herramientas de creación para compartir presentaciones, como PowerPoint. Con este tipo de conferencia web, el líder subiría una presentación de diapositivas al servidor del servicio de conferencia web. Las diapositivas se convirtieron en diapositivas HTML básicas y se guardaron en el servidor del proveedor. Con las credenciales de inicio de sesión, el líder pudo iniciar sesión y activar una reunión, eligiendo de una lista de presentaciones guardadas para compartir con los asistentes. Este enfoque era muy atractivo para las personas que viajaban y no siempre podían estar en su propia computadora para conducir la reunión. Siempre que la presentación se haya subido al servicio de conferencias web con anticipación, cualquier computadora con conexión a Internet y un reproductor multimedia será suficiente.
Para los asistentes, esta nueva forma de conferencia web eliminó el almacenamiento en caché de cualquier archivo en sus discos duros. Todo lo que se requería para que asistieran era una URL a la página de inicio de sesión y un código de acceso. Dado que la presentación se convirtió en diapositivas HTML básicas, los asistentes no necesitaron nada más que un reproductor multimedia para ver las presentaciones. No hubo inicio de sesión temprano para descargar nada. Las conferencias web se volvieron un poco más limpias para todos.
A lo largo de los años, las conferencias web por computadora se han vuelto más fáciles de usar, incluso cuando se agregaron funciones adicionales. La transmisión de audio permite a los asistentes escuchar el audio mientras ven las presentaciones de hoy. La mayoría de las herramientas de conferencias web actuales permiten no solo la visualización de documentos, sino también la capacidad del líder para pasar el control para que los asistentes puedan trabajar juntos en una carta, hoja de cálculo o presentación.
Las capacidades de mensajes en muchos sistemas de conferencias web permiten a los asistentes enviar mensajes privados al líder, quien puede responder en privado o publicar el mensaje a todo el grupo para su discusión. Las listas de asistencia tanto para el líder como para los asistentes permiten que todos vean quién está actualmente en la conferencia, cuándo se unen las personas y cuánto tiempo están las personas en la reunión de presentación web. Las capacidades de grabación permiten sincronizar la voz y las imágenes en un registro permanente que el líder puede compartir con otros en una fecha posterior.
Las conferencias web han demostrado ser una herramienta útil y rentable para muchas empresas y organizaciones de todos los tamaños. A medida que el producto se mejore con características adicionales en los próximos años, sin duda proporcionará una forma aún más útil de comunicarse con personas de todo el mundo.