Las empresas utilizan el término «inventario de libros» para describir la cantidad de existencias que deben estar disponibles, de acuerdo con los registros contables de la empresa. Las discrepancias entre el inventario de libros y el inventario real deben tenerse en cuenta y abordarse. La gestión de inventario es un gran problema para muchas grandes empresas y tiendas, ya que puede ser difícil rastrear y controlar grandes inventarios. Para las tiendas minoristas, la gestión de inventarios puede ser extremadamente desafiante, gracias a los clientes con dedos ligeros.
Las cantidades en el inventario de libros se obtienen con la asistencia de registros contables, que muestran cuándo se compraron y vendieron las existencias. En una tienda minorista, estos registros contables incluyen envíos entrantes de suministros y ventas diarias a través del registro. En los almacenes y mayoristas, el inventario de libros a veces puede ser más fácil de controlar ya que el área de existencias está cerrada al público, y las existencias tienden a agotarse en lotes grandes en lugar de pequeñas compras individuales.
Una variedad de programas de software están diseñados para ayudar a las empresas a rastrear su inventario de libros. Para los minoristas, estos programas suelen interactuar con los sistemas de punto de venta para registros, programas de registro de inventario para salas de envío y otros programas de gestión empresarial. Cada artículo que ingresa a un negocio se registra en el programa de computadora, y cuando un artículo abandona la empresa, se vuelve a retirar. Un programa de software centralizado permite a las tiendas verificar instantáneamente sus suministros disponibles.
Conocer la cantidad precisa de existencias disponibles es importante por varias razones. El inventario de libros se usa para calcular el valor de un negocio, por ejemplo. También se usa para determinar cuándo deben reordenarse las cosas y en qué cantidad. Los empleados confían en el inventario de libros para decirles si hay algo en stock o no, para que puedan proporcionarlo a los clientes o pedirlo para que esté disponible. A los tenedores de libros generalmente también les gusta tener informes de inventario precisos, ya que usan números de inventario y ventas en sus informes financieros.
Muchas empresas cuentan con sistemas para conciliar el inventario de libros y el inventario real. Algunas tiendas minoristas pasan algunos días al año contando manualmente el inventario, por ejemplo. Los sistemas más sofisticados como las etiquetas RFID también se pueden utilizar para rastrear el movimiento del inventario, especialmente en almacenes masivos y centros de envío. También se alienta a los empleados a informar las discrepancias si las notan.
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