Para cualquiera que sea responsable de supervisar el mantenimiento y mantenimiento de propiedades comerciales y residenciales, el software de administración de propiedades es una herramienta esencial. Proporcionar la capacidad de rastrear todos los aspectos del cuidado de la propiedad, incluido el mantenimiento de registros precisos de inquilinos, se hace mucho más fácil con el uso de este software. A continuación se muestran algunos de los ejemplos de funciones contenidas en casi todos los tipos de software de administración de propiedades en el mercado actual.
Comenzando con las funciones básicas de inventario, el software de administración de propiedades brinda la capacidad de mantener descripciones completas de cada una de las propiedades de alquiler involucradas en el negocio. Los administradores de propiedades tienen la capacidad de segregar los alquileres por tipo, como comercial y residencial. Las clasificaciones de administración de propiedades también se pueden crear usando la ubicación, agrupando varias propiedades en grupos de clústeres que el propietario puede configurar en el software. Los propietarios y administradores de propiedades también tienen la capacidad de agrupar propiedades en función de tarifas mensuales.
El software de administración de propiedades también permite al administrador crear perfiles individuales en cada unidad dentro de una propiedad determinada. Por ejemplo, la mayoría de los paquetes de software de administración de propiedades permitirán al usuario no solo incluir una descripción de las dimensiones del espacio, sino también detalles como el tipo y color de la alfombra, el color de la pared, cualquier especificación sobre las puertas y ventanas, molduras decorativas y Electrodomésticos incluidos con la unidad. Las imágenes digitales también se pueden cargar y almacenar en el software de administración de la propiedad, lo que facilita tener un registro sólido del estado de la unidad cuando el inquilino actual la arrendó por primera vez.
Junto con el inventario físico, muchos paquetes de software de administración de propiedades incluyen espacio para guardar perfiles de los inquilinos. Esto puede incluir nombres de empresas o personas, informes de crédito, copias de correspondencia hacia y desde el inquilino, hábitos de pago y cualquier otra información que el propietario considere necesaria para administrar adecuadamente la propiedad.
Los informes que acceden a la información se pueden crear e imprimir fácilmente si es necesario para la revisión de un contrato de arrendamiento o en el procesamiento de un desalojo. Muchos paquetes de software de propiedad permiten a los propietarios escanear los documentos recibidos de los inquilinos y cargarlos también para su almacenamiento. Esto ayuda a garantizar que haya un registro completo y permanente al que consultar en caso de que haya una disputa sobre lo que ha ocurrido durante el curso de la relación comercial.
Entre las otras características de la mayoría de los paquetes de software de administración de propiedades se encuentra la capacidad de crear plantillas para varios formularios, contratos de alquiler y arrendamiento y cartas que se utilizan comúnmente al administrar propiedades. Se pueden crear documentos personalizados con las plantillas y luego guardarlos en el archivo apropiado. Las plantillas pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de generar avisos tardíos, avisos finales, avisos de desalojo e incluso notificaciones generales a los inquilinos.
Algunos sistemas de software de administración de propiedades incluyen la capacidad de interactuar con cuentas bancarias, lo que permite transacciones automáticas. Estas transacciones pueden incluir recibir pagos de alquiler, así como realizar pagos a proveedores. Muchos paquetes de administración de propiedades también permitirán un fácil seguimiento de las órdenes de trabajo abiertas, con funciones de recordatorio para que el propietario sepa cuándo se acerca rápidamente la fecha límite para una orden de trabajo.
Varias formas de software de administración de propiedades están disponibles para personas que tienen pocas propiedades para administrar, hasta grandes empresas inmobiliarias que administran una gran cantidad de propiedades para diferentes clientes. No importa cuántas o cuántas propiedades estén bajo su control, existe una forma de software de administración de propiedades que facilitará la tarea.