El software de personal ofrece una variedad de soluciones diseñadas para recopilar, organizar y administrar una variedad de datos relacionados con los empleados. Se pueden utilizar aplicaciones especializadas para automatizar muchas tareas relacionadas con el personal en todo tipo de organizaciones. Las aplicaciones de gestión de personal son utilizadas por empresas en casi todos los sectores de la economía, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, las empresas privadas y las entidades gubernamentales. A veces llamadas software de recursos humanos, estas aplicaciones abarcan una amplia variedad de productos.
Están específicamente orientados a automatizar muchas de las tareas rutinarias y repetitivas requeridas para operar la función del personal de manera eficiente y efectiva. Por lo general, muchos de los productos de software básicos para el personal se centran en tareas que son los aspectos de la gestión del personal que requieren más tiempo. Varias funciones permiten a los usuarios informatizar trabajos ordinarios, como asistencia, horas extra y controlar las horas de enfermedad y vacaciones. Otros atributos incluyen la capacidad de tener acceso a información sobre el salario total, la distribución del salario entre departamentos y los paquetes de beneficios por individuos y grupos.
Las aplicaciones de software para personal más sofisticadas tienen varios módulos que ayudan a los usuarios a mantener y rastrear una amplia gama de datos, incluida información sobre contratación, beneficios y capacitación. Estos módulos especializados ofrecen muchas ventajas; por ejemplo, el módulo de contratación simplifica el proceso de búsqueda, selección y contratación de nuevos talentos para las empresas. Los reclutadores de personal tienen la facultad de rastrear a los candidatos a lo largo de todo el proceso y minimizar cualquier error al tomar decisiones de empleo en el proceso de contratación. Muchos tipos de software permiten a los usuarios migrar nuevas contrataciones del módulo de contratación al componente de personal.
El módulo de capacitación permite al personal de recursos humanos documentar las necesidades de capacitación y los logros de la fuerza laboral de cualquier tamaño. Mediante el uso de software creado específicamente para rastrear y monitorear la función de capacitación, el departamento tiene la capacidad de identificar brechas de habilidades con trabajadores individuales y entre departamentos. Esto asegura que cada empleado reciba la orientación e instrucción que necesita para trabajar de manera óptima.
Los compradores de software para el personal deben considerar qué cualidades son importantes para sus organizaciones. Las consideraciones técnicas incluyen la compatibilidad con el hardware existente de la organización y la facilidad de la interfaz de usuario. Muchas aplicaciones ayudan a los clientes a interactuar con éxito con los productos mediante el uso de asistentes que guían a los usuarios a través de la configuración y el uso de diferentes módulos. Los gerentes y directores también pueden querer saber qué tipo de informes semanales o trimestrales están disponibles y en qué formatos. Algunos otros elementos a buscar son: la disponibilidad de contratos, cartas modelo y plantillas listas para usar. Los clientes suelen tener la capacidad de personalizar documentos genéricos y almacenar imágenes escaneadas de materiales importantes. La seguridad de los datos también es un problema que deben abordar los administradores de seguridad de las organizaciones clientes.