Las empresas utilizan un software de supervisión de empleados con una computadora central para ver qué están haciendo los empleados. Esto permite a los gerentes y administradores verificar la productividad de los empleados y averiguar si los empleados están haciendo algo en contra de la política de la empresa. Algunos de los eventos comunes que se pueden monitorear con el software de monitoreo de empleados son los correos electrónicos enviados y recibidos, el uso de aplicaciones y documentos, el historial del sitio web, las pulsaciones de teclas y una función de atención. Al instalar el software en una red, el administrador podrá abrir y verificar cualquier computadora en la red desde su computadora.
El uso de software de monitoreo de empleados es común en muchas empresas, especialmente aquellas en las que los empleados pasan la mayor parte de su tiempo frente a una computadora. El uso de este software les permite a los empleados saber que no pueden holgazanear y les permite a los gerentes saber qué empleados no están siendo productivos. Para garantizar la productividad y asegurarse de que el empleado no vaya en contra de la política de la empresa, se verifican varios eventos.
Los correos electrónicos son uno de los eventos más controlados, porque los correos electrónicos a menudo se envían a través del servidor de la empresa. Con el software de monitoreo de empleados, un administrador puede verificar todos los correos electrónicos enviados y recibidos por el empleado. El administrador también puede leer el contenido de los correos electrónicos para asegurarse de que todos pertenezcan al trabajo.
El monitoreo del uso de aplicaciones y documentos permite al administrador verificar cualquier programa o archivo abierto. Por ejemplo, si el empleado está jugando un juego en la computadora, esto aparecerá bajo la supervisión de la aplicación. Si un empleado está mirando una imagen inapropiada o abriendo documentos que no tienen nada que ver con la tarea actual, entonces la función de monitoreo de documentos capturará esto.
Verificar el historial del sitio web a través del software de monitoreo de empleados es similar al monitoreo de aplicaciones, pero esto verifica específicamente el navegador de Internet para los sitios web visitados. Algunos empleados prefieren navegar por sitios de juegos y redes sociales en lugar de trabajar, lo que crea un gran déficit de productividad. Los administradores pueden verificar y registrar toda la actividad de Internet de cualquier empleado.
El monitoreo de pulsaciones de teclas permite al administrador leer cada tecla presionada y cada mensaje escrito por el empleado. Esto suele ser tedioso para el administrador y, a menudo, es más fácil obtener la misma información a través del sitio web y la supervisión de documentos. Al mismo tiempo, la supervisión de pulsaciones de teclas le permitirá al administrador saber exactamente lo que está escribiendo el empleado, independientemente de lo que esté haciendo.
Si una computadora no parece estar en uso, un administrador puede mostrar una ventana emergente en la computadora del empleado para monitorear el estado de alerta. El objetivo de esta ventana es que se supone que el empleado debe hacer clic en ella dentro de un período de tiempo corto. De lo contrario, es una indicación de que el empleado puede no estar prestando atención o puede estar dormido.