El software de planificación de eventos es un producto de software diseñado para ayudar a las personas con la planificación de eventos. Puede ser utilizado por planificadores de eventos profesionales y también hay versiones de uso personal disponibles para personas que desean utilizar software en la planificación de eventos privados. Este producto de software especializado puede ser costoso, especialmente si viene con una serie de características especializadas, y al comprarlo, la gente debe preguntar qué cubre la licencia. Por ejemplo, algunos programas se pueden instalar en varias computadoras que se sincronizarán entre sí, mientras que en otros casos la licencia cubre solo una computadora.
La planificación de un evento requiere una gran cantidad de organización. El software de planificación de eventos se utiliza para administrar los detalles del evento. Estos detalles incluyen todo, desde la información de contacto de todas las personas involucradas hasta recordatorios que envían alertas cuando se debe realizar una acción específica, como enviar un depósito. Un planificador de eventos puede encontrar el uso de dicho software más conveniente que tratar de adaptar programas de software básicos para usos de planificación de eventos.
El software generalmente permite planificar múltiples eventos a la vez. Con el software de planificación de eventos, las personas pueden armar un calendario de tareas, tomar notas sobre todos los proveedores involucrados, guardar copias de contratos, registrar reuniones y llamadas telefónicas, y tomar otras notas relevantes para la planificación de eventos. La capacidad de sincronizar también puede ser muy importante. Con el software de sincronización, un planificador de eventos puede llevar una computadora portátil a una reunión para tomar notas y sincronizar la computadora portátil con una computadora de escritorio en la oficina.
Este software está diseñado para agilizar el aspecto organizativo de la planificación de eventos para que el planificador de eventos pueda centrarse en el panorama general. El software de planificación de eventos también es útil para prevenir errores y accidentes que podrían arruinar un gran día. Por ejemplo, el software puede haber generado automáticamente listas de verificación para diferentes tipos de eventos que se utilizan para asegurarse de que los aspectos básicos como el lugar, el catering, el equipo, etc. estén cubiertos y el planificador de eventos no se olvide de pedir el pastel de bodas. .
El software de planificación de eventos puede incluir una variedad de funciones. Al comprar productos de software especializados, es útil sentarse y pensar en una lista de las funcionalidades deseadas del software. Por ejemplo, un planificador de eventos puede querer un software que pueda generar invitaciones, imprimir contratos estándar y generar otros documentos. Del mismo modo, a los planificadores de eventos les pueden gustar funciones como recordatorios automáticos por correo electrónico enviados a proveedores y participantes, espacio para almacenar fotografías de lugares, etc. Los planificadores de eventos deben pensar en la forma en que logran organizarse actualmente para asegurarse de que se brinden los servicios que saben que necesitan.